Як підготувати свій бізнес до довготривалої віддаленої роботи

Багато компаній переживають найдраматичніші зміни у нашій роботі за останні десятиліття - якщо не в останній історії людства. Не пізніше пандемії 1919 року у світі відбулися колосальні та раптові зміни в тому, як і де працюють співробітники та як вони з'єднуються між собою.

Є натяки на хороші новини. Якось ми повернемося до звичного стану, і є деякі ознаки, що пандемія стихає в деяких районах. Однак є також ознаки того, що пандемія набуває популярності в таких місцях, як Франція та Японія. Одне можна сказати точно: співробітники будуть працювати вдома в найближчому майбутньому, і розумно розробляти довгострокові плани. Ці поради можуть допомогти вам розробити стратегію зараз, а не сподіватися, що проблема вгамовується.

1. Розробіть надійну стратегію відеозв’язку

Першочерговим завданням, перш за все, є закріплення інструменту для відеоконференцій, яким користуються всі. Це перший крок, оскільки кожна компанія повинна зрозуміти, як спілкуватися таким чином, щоб повторювати особисті контакти. Для цього існують причини психічного здоров'я працівників, причини безперервності бізнесу - та фінансові причини, що стосуються компанії. Без стандартного способу зв’язку через відео - будь то один на один, меншими групами чи цілою компанією - негайно виникнуть проблеми. Цікаво, що багато компаній ще цього не робили і покладаються на безліч програм для відеочат, таких як Skype, Zoom і навіть Apple FaceTime.

Проблема полягає в тому, що часто не існує стратегії того, як це працює - хто має оплачені рахунки в організації, чи існують стандарти безпеки або якщо додаток для відеочату працює на підтримуваних пристроях. Часто це не задокументоване, і спілкування є мало, здебільшого тому, що цей масовий перехід до віддаленої роботи застав багатьох з нас зненацька. Навіть якщо є деякі стандартні програми та хороший зв’язок, він недостатньо надійний, щоб вирішувати такі проблеми, як засідання всіх компаній або спосіб передачі термінової інформації.

2. Складіть герметичний контракт працівника з дому

Юридичні експерти сказали.com, що контракт на дистанційне користування більше не є факультативним. Проблема полягає в тому, що у багатьох компаній до пандемії не було одного для всіх робітників, або воно не повністю вирішило проблему. Більшість експериментували тут і там з дистанційними робочими заходами, але не в такому масштабі. Важливо розробити контракт як частину довгострокового планування, починаючи з розділу про охорону здоров’я та безпеку працівників. Це захищає їх та уточнює позицію компанії, але також захищає роботодавця з точки зору того, наскільки компанія відповідає за добробут працівників. (На думку юристів, бізнесу все ще потрібно забезпечити працівникові безпечне та здорове робоче середовище, навіть вдома).

Контракт повинен розширитися на багато інших сфер. Він повинен відповісти на такі питання, як: хто відповідає за будь-яку послугу широкосмугового зв'язку у бізнесі та за яку ціну? Якщо службовий ноутбук, виданий працівником, пошкоджений, хто і як швидко повинен оплатити ремонт? Скільки годин повинен працювати працівник і наскільки гнучким є режим їхнього часу протягом дня? Чим більше у договорі можна пояснити, що означає робота вдома, тим краще. Важливо також не поспішати з цією угодою - для довгострокового сценарію роботи вдома, де всі віддалені, контракт повинен бути достатньо надійним, щоб витримати шторм протягом багатьох місяців або навіть року віддаленої роботи.

3. Скоротіть програми та інструменти, які ви використовуєте для впорядкування віддаленої роботи

Одне з раптових усвідомлень для багатьох компаній полягає в тому, що вони покладаються на занадто багато бізнес-додатків та послуг. Є компанії, які дозволили декілька хмарних служб зберігання, таких як Dropbox та Microsoft Onedrive, для різних команд, крім хмарного сховища, яке вони пропонують, використовуючи власний центр обробки даних або від Amazon. Це вже було заплутаною ситуацією до пандемії. Виправданням бізнесу було те, що це допомогло робочій силі стати мобільними та залишатися на зв'язку.

Більше ні. Безліч додатків, якими користуються співробітники (санкціоновані компанією чи ні), створив ще більшу плутанину і хаос, особливо для вашої довідкової служби та управління ІТ. Мало того, що важко підтримувати таку кількість додатків, але співробітники також розгублені та менш продуктивні. Протягом одного дня вони можуть переключатися між Microsoft Teams та Slack, зайти у дзвінок Skype і потім використовувати Zoom на своєму iPhone для іншої зустрічі. Це створює бурхливе робоче середовище вдома. Вікова концепція "стандартного робочого столу" раптом стала набагато важливішою навіть для невеликих компаній, що мають "все, що потрібно". Набагато краще зациклюватися на більш передбачуваному наборі програм та послуг.

4. Психічне здоров’я

Є останній момент, який слід сказати про довгостроковий вплив управління бізнесом із віддаленою робочою силою. Дуже важливо думати про психічне здоров’я. Робота вдома тиждень-два не надто драматична, але коли співробітники працюють віддалено місяцями, це може створити напругу та стрес, яких раніше не було. Навіть ті, хто роками чи десятиліттями працювали вдома, можуть бути здивовані наслідками психічного здоров’я від роботи вдома, коли вам не дозволяють зустрічатися з людьми в кав’ярні або ходити по магазинах у торговий центр як перепочинок.

Будь-яка довгострокова стратегія повинна вирішувати це питання. Можливо, є способи внести деяку легкість у робочий день, додати додатковий час для зустрічей із масштабуванням, щоб «стріляти з вітру» або пити каву разом. Ви можете розглянути можливість надсилати додаткові пакети допомоги працівникам або проводити більше сеансів Facebook Live замість того, щоб проводити лише зустрічі через Skype або Zoom.

Це не має бути незначним доповненням до вашої ділової стратегії, а головна сторона - як тримати співробітників зайнятими та зосередженими, як давати їм адекватні перерви, як розвивати особисті стосунки та доглядати за ними без постійних робочих очікувань. Співробітники, яким весело разом - навіть віддалено - краще працюють разом.