Багато зусиль було спрямовано на Microsoft Teams, оскільки компанія розглядає його як важливий компонент у їх функціональності групового програмного забезпечення, що дозволяє користувачам творчо поєднувати свої зусилля через захищений центральний комунікаційний центр.
Для досягнення цієї мети Teams бере чотири основні бізнес-функції та об'єднує їх в єдину уніфіковану платформу. Сюди входять обмін повідомленнями, координація зустрічей, голосові та / або відеодзвінки, і нарешті, він інтегрується в Microsoft Office 365 разом з іншими важливими для бізнесу інструментами, які ви використовуєте для підтримки свого бізнесу.
Таким чином, ви можете спілкуватися з окремими людьми або групами, координувати зустрічі та заходи, мати запис про весь зв’язок та співпрацювати над документами у межах робочого процесу Teams.
Давайте почнемо з Teams і пройдемося точно, як ви ним користуєтесь.
- Можливо, ви спілкуєтеся в чаті на одному з наших найкращих ноутбуків 2022-2023 року
1. Запуск команд
Команди можна використовувати на комп’ютері безпосередньо з браузера, на мобільних пристроях (Android та iOS) або через настільні програми для ПК та Mac.
Але для цього підручника ми використовуватимемо версію веб-переглядача. Оскільки він містить ту саму функціональність та макет, що і програма, що встановлюється.
Щоб використовувати Teams, перейдіть до цього веб-сайту https://teams.microsoft.com/start
Тут він запросить вас «Зареєструватися безкоштовно», і єдиним обмеженням є те, що ви повинні або вже мати, або створити на даний момент обліковий запис Microsoft.
Якщо ви вже використовуєте ділову версію Microsoft Office 365, ви також повинні бачити Teams як один із стандартних додатків у робочій області Office.
Надавши обліковий запис Microsoft і пароль, вас попросять повідомити, в якому середовищі ви будете використовувати Teams з можливими варіантами: у школі, з друзями та сім’єю чи в бізнесі. Кожен варіант трохи налаштовує Teams на ці профілі, але основна технологія однакова.
Для цієї вправи ми вибрали параметр «Для роботи» за замовчуванням.
З наявним обліковим записом і командами, налаштованими на те, як ви будете ним користуватися, веб-версія запропонує вам настільний додаток, якщо такий доступний для операційної системи на вашому комп’ютері. Немає необхідності встановлювати це, але деякі користувачі щасливіші від встановлених програм, які не залежать від браузера.
Наша перша робота - створити свою першу команду. Давайте зробимо це зараз.
2. Створіть команду
Основною структурою Teams є, як можна передбачити, "команда".
Щоб створити команду або приєднатися до неї, натисніть на розділі «Команда» на бічній панелі, а потім позначте ліворуч унизу програми, де написано «Приєднатися або створити команду». Якщо загальнодоступні команди вже існують, ви побачите представників, на яких потрібно натиснути, або ви можете ввести код, щоб приєднатися до приватної команди.
У нашому прикладі жоден із них ще не доступний. Ми отримуємо лише опцію "Створити команду".
Для тих підприємств, які вже мають групи Office 365, їх можна використовувати як швидкий спосіб створити команду із приєднаними членами, але ми створимо її з нуля, вибравши цю опцію з першого вводу.
Потім ви вирішуєте, команда є державною, приватною чи організаційною. Будь-який бажаючий може приєднатися до загальнодоступної команди, приватний - лише для запрошень, а організація автоматично додає всіх у бізнес.
Потім ви вирішите, як називатиметься команда, дасте опис і підтвердите, який це тип. Якщо у вас є приватна команда, яка пізніше вирішите, що вона повинна бути загальнодоступною або для організації, то як творець групи ви можете змінити її пізніше, якщо забажаєте.
Але для того, щоб команди були корисними, вони повинні містити не лише ваше ім’я та дані, вони потребують даних інших членів команди. Давайте додамо наступні.
3. Додавання членів команди
Існує безліч способів додати людей до команд, але найпростіший - надіслати їм електронне посилання, яке реєструє їх, коли вони натискають на нього. Або ви можете просто додати їх адресу електронної пошти безпосередньо в Teams.
Ви також можете імпортувати імена та адреси електронної пошти з інших програм, що містять ці дані, таких як Outlook, People або інше сховище контактів.
Як тільки у команди буде пов’язано кілька людей, вона з’явиться у списку команд, і ви зможете переглянути її членів та будь-яку діяльність.
За замовчуванням він має лише одну тему обговорення «Загальне». У Teams ці підрозділи команди називаються каналами, і тепер ми додамо один із них і почнемо розмову.
4. Додайте канал
Інформація, необхідна для каналу, подібна до команди. Він має назву, опис, і ви можете сказати, стандартний він чи приватний. Останній варіант дуже корисний, якщо ви хочете вступити в приватну розмову з іншим членом команди, але уникайте того, щоб його бачили інші.
Після створення каналу ви можете додавати дописи, завантажувати файли та взаємодіяти з іншими членами команди.
Ми створили канал під назвою «Святкові пригоди», а потім додали кілька веб-сторінок та короткий допис про канал. Кожен учасник, який має доступ до цього каналу, може бути попереджений, якщо буде опубліковано новий вміст. Ви також можете посилатися на людей у публікаціях, розміщуючи @, а потім їх імена.
5. Розмови на каналі
Спілкування на каналі не схоже на звичайний чат, коли сказане відбувається виключно між двома сторонами, це більше схоже на гучну дискусію в офісі відкритого плану.
У нашому прикладі член команди Дзен розмовляє з Марком, повідомлення надсилається Марку, але всі інші бачать розмову. Хоча лише Марк отримує сповіщення про те, що саме він фокусується на коментарі. Цей підхід дозволяє попереджати кількох людей повідомленням, і кожен бути в курсі того, що було сказано, якщо у них відкриті Команди або попередження активовано.
Цікаво, що навіть якщо вас не згадали, ви все одно можете відповісти на публікацію на каналі, можливо, сказати „Марк вийшов на день, можливо, він забув вашу зустріч?“.
6. Час відеочату
У нижній частині правої панелі знаходиться рядок піктограм, які дозволяють розмовам мати більш насичений вміст, ніж просто слова, і поряд з ними, найважливіший значок у Meet.
Подібно до відеокамери, піктограма має позначку „Зустрінься зараз”, якщо навести на неї вказівник, і вона за замовчуванням ініціює зустріч із відео.
Клацнувши на ньому, ви отримаєте можливість вимкнути відео, якщо хочете, а також надати темі зустрічі. Зробивши такий вибір, ви можете натиснути «Зустрітися зараз» і розпочати зустріч, навіть якщо на той момент ви брали участь лише ви.
Коли триває Зустріч, ви повинні бачити себе, а також бачити невелику панель управління, яка дозволяє вимкнути звук, відключити відео, розподілити файли тим, хто відвідує, показати чат, а також побачити, хто бере участь.
Ви також можете поділитися робочим столом або скористатися функцією дошки, щоб анотувати зображення чи презентацію, яку ви можете обговорювати.
7. Управління каналами
Якщо ви приєднаєтесь до каналу, а потім з будь-якої причини вирішите, що він не містить нічого важливого для вас, тоді ви можете видалити канал. Але пам’ятайте, що всі розмови, записи засідань та будь-що інше, пов’язане з цим каналом, буде видалено, і ви передумаєте та повернете його назад.
Єдиним винятком для стирання є те, що всі вкладені файли зберігатимуться в Sharepoint навіть після видалення каналу.
Очевидно, що якщо ви видалите канал, створений для зустрічі, яка не відбулася, або проекту, який ніколи не починався, то це нормально. Але будьте обережні щодо видалення каналів, які вам можуть знадобитися в певний момент, навіть якщо це відбувається не відразу.
8. Додавання більше функціональних можливостей
Представлена нами версія Teams є основною функціональністю цього продукту, але ви можете додавати всі можливості та інтеграції в Teams залежно від продуктів, якими ви користуєтесь на робочому місці.
Хорошим прикладом такої розширюваності є те, що багато компаній запускатимуть Office 365 із хмарним календарем, а ті, хто це робить, бачитимуть додаткову піктограму зліва «Наради». Це дозволяє планувати зустрічі в майбутньому та інформує всіх, якщо рівний рахунок переміщений або згодом скасований.
Microsoft Teams також забезпечує підключення до широкого спектру сторонніх бізнес-продуктів, таких як KUDO, Zoom, Jabber, Trello, Evernote та багатьох інших. Якщо ви серйозно ставитесь до використання Teams, варто поговорити зі своїми ІТ-спеціалістами про те, яку додаткову функціональність ви можете увімкнути за допомогою Microsoft Teams.
- Найкращі браузери 2022-2023 року: найшвидший та найбезпечніший спосіб виходу в Інтернет