Огляд Smartsheet

Smartsheet - це не ваша типова платформа для управління проектами. Натомість це програмне забезпечення для електронних таблиць, схоже на Excel, яке забезпечує складні відображення даних. Хоча платформа може розблокувати тонну гнучкості для вашого бізнесу, менеджеру, який по-справжньому любить електронні таблиці, потрібно максимум, щоб скористатися цим програмним забезпеченням. Smartsheet не особливо простий у використанні, і йому бракує інтуїтивного дизайну багатьох його спеціалізованих конкурентів з управління проектами.

Плани та ціноутворення

Smartsheet має два рівні плану для малого бізнесу та два варіанти індивідуального плану для середнього та великого бізнесу.

Індивідуальний план коштує 19 доларів на користувача на місяць або 168 доларів на користувача на рік, якщо платити щорічно. Це включає в себе багато функціональних можливостей Smartsheet, але особливо виключає можливість відстеження прогресу та управління користувачами в одній команді.

Бізнес-план коштує $ 32 на користувача на місяць або $ 300 на користувача на рік, якщо платити щорічно. Це додає функцію журналу активності, управління групами, власні інформаційні панелі та звіти. Зверніть увагу, що бізнес-план вимагає придбання мінімум трьох ліцензій.

Плани Enterprise та Premier розроблені для великих компаній, яким потрібні розширені функції адміністрування та управління користувачами. План Premier включає кілька преміум-програм Smartsheet, а також підтримку інтеграції з Salesforce та Microsoft Dynamics. Вам доведеться зв’язатись із Smartsheet, щоб отримати інформацію про ціни на ці плани.

Особливості

Smartsheet має набагато більше схожості з Microsoft Excel за своїми функціями та інтерфейсом, ніж із більшістю спеціальних інструментів управління проектами. За допомогою Smartsheet ви можете робити майже все, що можна було б зробити з традиційною електронною таблицею, включаючи відстеження витрат і бюджетів та створення форм. Головна відмінність полягає в тому, що Smartsheet пропонує шаблони та величезну різноманітність інструментів форматування, щоб платформа краще працювала для бізнес-середовища.

Наприклад, Smartsheet дозволяє створювати випадаючі меню всередині комірок, щоб можна було швидко отримати доступ до контактів, подій календаря, членів команди або активних завдань. Використання декількох випадаючих меню дозволяє швидко і просто створити контрольний список завдань для проекту, призначити членів команди для кожного завдання та встановити терміни. Перевага Smartsheet перед іншими платформами управління проектами полягає в тому, що у вас є по суті необмежений потенціал для додавання власних полів до кожного завдання.

Що приємно в Smartsheet для управління завданнями, так це те, що ви можете перетягувати завдання навколо своїх електронних таблиць. Отже, ви можете створити ієрархію підзавдань або перемістити елементи до стовпця „Готово”, залежно від того, як ви віддаєте перевагу організації робочого процесу. Крім того, програмне забезпечення дозволяє легко визначити умовне форматування, так що ви можете, наприклад, виділити будь-які завдання з кінцевим терміном у найближчі два тижні.

Інший спосіб, яким Smartsheet може бути дуже корисним - це якщо ви використовуєте його для створення гібридних електронних таблиць. Smartsheet має шаблони для бюджетування проектів, витрат і відстеження часу. Ви можете базуватися на цих шаблонах, щоб побачити, які члени команди закріплені за яким проектом у таблиці витрат. Або інтегруйте звіт про витрати безпосередньо в таблицю термінів проекту.

Автоматизація робочого процесу

Однією з чудових функцій, які пропонує Smartsheet, є робочі процеси, які дозволяють автоматизувати деякі електронні таблиці. Зокрема, робочі процеси дозволяють використовувати дані для активації додаткових подій у ваших аркушах. Отже, ви можете мати нових користувачів, автоматично призначених для проекту, коли певне завдання позначено як виконане, або викликати сповіщення електронною поштою, коли досягнуто певного етапу або обмеження витрат.

Інтеграція додатків

Smartsheet має величезні можливості для інтеграції додаткового програмного забезпечення. Як ви сподівались, платформа працює нестандартно з більшістю основних постачальників хмарних сховищ та Google Apps. Існує також ринок додатків Smartsheet, де ви знайдете нові шаблони електронних таблиць, інтеграцію в один клік та преміум-доповнення. Якщо вам не вдається знайти потрібну інтеграцію, ви можете отримати доступ до API Smartsheet, щоб розробити нові можливості.

Інтерфейс та використовується

Мало б здивувати, що Smartsheet - це не найпростіший інструмент управління проектами у світі - зрештою, він повністю покладається на електронні таблиці. Якщо ви фанат Excel, вивчати Smartsheets буде набагато простіше, ніж якщо ви зазвичай уникаєте електронних таблиць якомога більше. Однак існують деякі відмінності у формулах та розкладках меню, тому програмне забезпечення вимагає кривої навчання майже для всіх.

Перш ніж почати, вам потрібно буде з’ясувати, які шаблони будуть працювати для вашого бізнесу. Шаблони платформи класифікуються відповідно до сфери бізнесу (наприклад, управління проектами, продажі, маркетинг, ІТ тощо). Але в магазині додатків Smartsheet є також інші шаблони для вивчення.

Smartsheet також має кілька недоліків після того, як ви зайнялися програмним забезпеченням. Найголовнішим є те, що співробітники не можуть легко побачити, хто над яким документом працює. Отже, якщо ви працюєте в команді, вам потрібно буде продумати стратегію, щоб уникнути перезапису роботи в одній таблиці управління завданнями.

Крім того, незважаючи на те, що Smartsheet - це хмарне програмне забезпечення, йому не вистачає функції безперервного автоматичного збереження. Платформа зберігатиме вашу роботу з інтервалами, але якщо ви хочете, щоб зміни, які миттєво передаються співавторам у електронній таблиці, вам слід натиснути кнопку «Зберегти».

Підтримка

Smartsheet має величезну бібліотеку відеоуроків, які допоможуть вам орієнтуватися в програмному забезпеченні. Існує також велика кількість онлайн-документації для вирішення найпоширеніших проблем.

Однак Smartsheet звертає увагу на пряму підтримку клієнтів. Ви можете зв’язатись з компанією лише через систему підтримки електронною поштою, тому для отримання відповідей на будь-які питання може знадобитися цілий робочий день або більше.

Змагання

Smartsheet найбільш схожий на AirTable, який також використовує вдосконалені таблиці для організації проектів та всіх інших аспектів вашого бізнесу. AirTable трохи дешевший і пропонує більш зручний інтерфейс, але йому не вистачає глибини функціональності, яку пропонує Smartsheet. Зокрема, AirTable не має інструментів для автоматизації робочих процесів, і набагато складніше створювати гібридні таблиці.

Остаточний вердикт

Smartsheet - це дуже вдосконалений інструмент для роботи з електронними таблицями, хоча це далеко не найпростіше програмне забезпечення для використання, якщо все, що вам потрібно - це управління проектами. Якщо ви можете подолати круту криву навчання, Smartsheet є досить універсальним для створення гібридних таблиць з перехресними даними та забезпечує автоматизовані робочі процеси. Однак платформа все ще не має деяких основних функцій співпраці, таких як автоматичне оновлення в хмарі.