Зі збільшенням загальних кібератак нам усім потрібно бути дедалі пильнішими щодо захисту наших даних. Якщо ви керуєте податковою фірмою, відповідальність за захист даних платників податків клієнтів також має надзвичайно важливе значення. Під час податкового сезону ризики ще більше зростають, оскільки підприємства та податкові фірми обмінюються інформацією, працюючи над тим, щоб подати податкові запити.
Це, природно, представляє великий інтерес для кіберзлочинців, які хотіли б отримати можливість отримати доступ як до даних вашої податкової фірми, так і до інформації про клієнтів. Якщо їм вдається проникнути в ці дані платника податків, вони можуть використовувати їх для подання шахрайських податкових декларацій, а також спричиняють серйозні наслідки для вашої податкової фірми та її бази даних клієнтів.
Тому надзвичайно важливо забезпечити, щоб як фізичні особи, так і податкові фірми вживали заходів щодо зменшення загрози з боку кіберзлочинців. Для приватних осіб відмінна ідея - пакет захисту від крадіжки особистих даних.
Для податкового бізнесу є кілька кроків, які можна зробити, багато з яких є відносно простими і передбачають не що інше, як ліберальні суми здорового глузду. Однак для більш надійного набору профілактичних заходів ви хочете заручитися допомогою більш повного рішення, варіанти якого ми розглянемо нижче.
- Перевірте найкращий захист від крадіжки особистих даних
- Найкраще податкове програмне забезпечення сьогодні
- Погляньте на найкраще програмне забезпечення для бухгалтерії
Хакерські загрози
Будь-яка людина може стати жертвою кіберзлочинності, і це не просто включає в себе людей, які вдома подають податкові декларації на свої ноутбуки, комп’ютери чи смартфони. Новини регулярно містять заголовки про порушення безпеки у великих компаніях, в результаті чого дані клієнтів піддаються ризику. Це може бути просто адреса електронної пошти, яка втрачається, хоча більш серйозні порушення можуть включати такі речі, як дані про адресу, номери кредитних карток і, що ще гірше, номери соціального страхування, які скомпрометовані.
Отже, якщо ви керуєте податковою фірмою, відповідальність є значною, що означає, що вам потрібно забезпечити, щоб у вас були всі заходи щодо захисту даних клієнтів. Податкова служба подає корисну документацію, яка може допомогти окреслити ключові обов’язки та запобіжні заходи, необхідні для боротьби з цією проблемою. Під назвою «Захист даних платників податків» це зручний посібник, у якому викладено заходи, які має вжити ваша податкова фірма.
Якщо ваша компанія багато займається електронною подачею декларацій з податку на доходи фізичних осіб, це хороше читання. Розробка плану дій та найкращих профілактичних заходів, безумовно, допоможуть вашій податковій фірмі ефективніше захистити дані клієнта.
Програмне забезпечення безпеки
Незалежно від того, наскільки хорошим програмним забезпеченням для безпеки, є кіберзлочинці, які, здається, здатні залишатися на крок попереду гри. Однак якщо ви керуєте податковою фірмою, то ігнорувати загрозу і взагалі не заморочуватися програмним забезпеченням для захисту насправді не є чудовою ідеєю. Якщо ви інвестуєте в антивірусне програмне забезпечення та програмне забезпечення брандмауера, ви точно будете в кращому місці, ніж взагалі нічого не мати.
Пакети безпеки на основі передплати також постійно оновлюються, а це означає, що будь-які нові загрози зупиняються, перш ніж кіберзлочинці отримають доступ до ваших даних клієнта. Наявність стільки перешкод, щоб зупинити кіберзлочинців та запобігти крадіжці особистих даних, щоб отримати інформацію про клієнтів, яка може містити їх найважливіший номер соціального страхування, є життєво важливим, тому доцільно вибрати найкращий із наявних.
Хоча багато програмне забезпечення та пакети брандмауера динамічно оновлюються, варто стежити за тим, що робить ваша передплата. Також переконайтеся, що ви не припиняєте щось, наприклад, закінчення терміну дії облікового запису передплати. Поки ви переглядаєте налаштування програмного забезпечення для захисту, також є розумним кроком поглянути на вдосконалення програмного забезпечення для шифрування дисків, якщо у вас його ще немає, щоб охопити інші основи в мережі податкової фірми.
Захист даних
Якщо ви керуєте податковою фірмою, то, швидше за все, вам потрібно мати значну кількість збережених даних у межах бізнесу. Як часто часто повідомляється, випадки, коли дані, що зберігаються, скомпрометовані, є досить звичним явищем, оскільки багато систем зламуються зовнішніми джерелами. Це означає, що ви повинні вжити заходів для забезпечення того, щоб усі ваші дані клієнта, а також внутрішня інформація податкової фірми також були зашифровані.
Компанії все частіше використовують безліч різних опцій, що надаються зовнішніми серверами та хмарними резервними системами. Багато з них мають набагато кращі заходи безпеки, ніж, можливо, може розраховувати самостійний бізнес. Варто перевірити свої варіанти, коли мова йде про щось на зразок однієї з найкращих хмарних систем резервного копіювання, оскільки вони часто напрочуд доступні.
Якщо ви переходите до хмарного налаштування, переконайтеся, що ви розсудливі щодо виведення з експлуатації старих дисків. Будь-яке обладнання, яке використовувалось у вашій податковій фірмі, потрібно буде стерти; переконайтеся, що заздалегідь було створено резервну копію даних на дисках. Хоча застаріле обладнання, таке як старий накопичувач, може не здатися нікому особливим, але кіберзлочинці можуть виявити його надзвичайно корисним. Тож обов’язково витратьте час на те, щоб зробити ці старі одиниці нечитабельними.
Стежити за рухом
Незалежно від того, наскільки великою чи малою може бути ваша податкова фірма, постійно потрібно контролювати діяльність у ваших клієнтських рахунках. Дотримуватися вкладу у все, що може виглядати неправильно або здається правильним, життєво важливо. Одним з найбільш корисних засобів для цього є використання електронного ідентифікаційного номера подання (EFIN), який IRS видає приватним особам та фірмам, затвердженим службою внутрішніх доходів як уповноваженими постачальниками електронних файлів.
Вам потрібно буде ретельно стежити за сумою податкових декларацій, що подаються у вашій фірмі, що можна зробити за допомогою EFIN. Це має набагато полегшити моніторинг та дозволити вам виявити будь-яку шахрайську діяльність щодо повернення, оскільки вона повинна бути включена до всього електронного матеріалу повернення, який надходить до IRS.
Однак, хоча система IRS, яка діє, є доброю, ви можете допомогти справі, залишаючись старанними та забезпечуючи, щоб ваша податкова фірма робила все можливе для захисту даних клієнтів. Зверніть увагу на ознаки шахрайської діяльності та загрози з боку кіберзлочинців, такі як відхилене повернення, повідомлення про повернення клієнтів, які ще не подані, або інші порушення, які могли б і повинні викликати дзвінки тривоги.
Повідомлення про шахрайство
Якщо ви натрапите на щось недобре або розкриєте щось, що є відверто шахрайським, то наступним кроком є вжиття заходів якомога швидше. Для таких випадків, як порушення податків, ви хочете негайно зв’язатися з Податковою службою, повідомивши їх про деталі. Якщо ви використовуєте послуги інших компаній для захисту даних ваших клієнтів, ви також хочете повідомити їх про це.
Однак, незважаючи на те, що все це триває, також важливо пам’ятати про захист конфіденційної інформації про клієнта, тож не повідомляйте нікому, окрім IRS. Навіть якщо ви використовуєте допомогу зовнішніх ІТ-спеціалістів та служб безпеки, все одно розумно тримати коло людей, які беруть участь у будь-якому розслідуванні, якомога меншим, наскільки це реально можливо.
- Ознайомтеся з нашим кращим описом кращого захисту від крадіжки особистих даних
