Якщо ви шукаєте способи покращити свою ділову електронну пошту, ви не самотні. Професіонали регулярно борються з написанням електронних листів, посилаючись на чіткість, лаконічність та швидкість як на головну перешкоду.
Створення ідеальної ділової електронної пошти не повинно бути складним, і вам, звичайно, не потрібен кандидат наук у галузі літератури, щоб писати чіткі та переконливі електронні листи. Кілька простих порад та підказок можуть допомогти вам ефективніше спілкуватися та витрачати на це менше часу.
Якщо ви цього ще не зробили, обов’язково перегляньте наш список найкращих електронних послуг; усі ці поради стануть простішими у реалізації, коли ви знайдете поштовий клієнт, який зручний та простий у використанні.
1. Використовуйте форматування тексту на свою користь.
Майже всі сучасні електронні листи надсилаються у форматі HTML, що означає, що ви можете використовувати форматування, щоб надати акцент або надати зрозумілість. Вибіркове використання сміливий, підкреслений та виділений курсивом текст може передати важливість, актуальність та актуальність.
Використовуючи форматування, щоб привернути увагу до ключових понять, ваша електронна пошта буде такою легше читати, і передайте більше інформації з першого погляду. Враховуючи, що пересічний офісний працівник отримує більше 80 електронних листів на день, це допоможе вашому виділитися як чітке та зрозуміле.
Ніколи не використовуйте ЗАГЛАВНІ БУКВИ, щоб підкреслити тему; люди вважають це відволікаючим і навіть грубим.
2. Додайте гіперпосилання як професіонал
Це досить зручно, коли хтось згадує документ чи веб-сайт, і все, що вам потрібно зробити, це натиснути на ключове слово, про яке йде мова, щоб перевірити джерело для себе. Гіперпосилання - це чудовий спосіб зробити ваші електронні листи більш професійними і будуть високо оцінені вашими читачами.
Це також ще одна причина того, що важливо вибрати хорошу програму електронної пошти, хоча сьогодні більшість веб-програм, таких як Gmail, чудово обробляють посилання. Хоча він відрізняється від програми до програми, Ctrl + K (Cmd + K для Mac) - майже універсальна гаряча клавіша для додавання гіперпосилання. Якщо це не спрацює, просто перегляньте вказівки в меню Довідка вашого додатка.
3. Уникайте незвичних або непрофесійних шрифтів
Так, сюди входить комічне беззвучне. Вибираючи шрифт для професійних електронних листів, дотримуйтесь класики. Наприклад, Arial та Calibri легко читаються, одразу знайомі та добре підходять для бізнес-середовища. Крім того, використовуйте один і той же шрифт для максимальної читабельності.
4. Не поспішайте створювати професійний підпис
Деякі компанії матимуть вказівки щодо того, що включати (чи ні) у свій підпис, але якщо ні, у вас є вільний простір для створення професійного іміджу.
Додавання логотипу вашої компанії може значно допомогти створити полірований вигляд. Сучасні програми електронної пошти повинні дозволяти вам центрувати логотип і писати під ним текст або вирівнювати логотип ліворуч з текстом праворуч. У будь-якому випадку, ваші електронні листи відразу будуть виглядати більш професійними, а читачам буде легше зв’язати вас із вашою компанією.
Крім того, коли справа стосується підпису електронної пошти, менше - це більше. Дотримуйтесь основ: своє ім’я та посада, номер телефону та, якщо потрібно, прості значки для соціальних мереж. У таких торгових марок, як Twitter, Facebook та Instagram, є сторінки ресурсів із піктограмами, які ви можете додати до свого підпису та посилання на ваші профілі.
Крім того, існує безліч генераторів підписів, таких як WiseStamp, які допоможуть вам створити професійний підпис за лічені хвилини.
5. Вичитайте свої електронні листи
Це може бути складна звичка, особливо для тих з нас, хто пише 30 або 40 листів на день, але це суттєво вплине на те, наскільки добре ви спілкуєтесь. Орфографічні помилки, друкарські помилки та неправильна граматика зроблять вашу електронну пошту (та й ви, за розширенням) здаються менш професійними.
Не соромтеся вивчити гарну граматику та письмовий посібник. Наприклад, Grammarly - розширення браузера, яке багато хто вважає корисним для виявлення таких помилок. Однак будьте обережні, щоб не покладатися виключно на автоматичні засоби письма. Вам все одно слід вичитувати електронну пошту від початку до кінця.
6. Уникайте пуху та наповнювача
Як і у вас, у більшості людей нескінченний потік вхідних листів. Окрім простого привітання та ввічливого закриття, тримайте речі максимально прямими та простими. Зверніть особливу увагу на повторення, запущені речення та наповнювач.
Написання електронного листа не схоже на розмову: текст залишається на екрані, доступним для читачів у будь-який час. Не потрібно згадувати щось більше одного разу, а також робити кілька посилань на один і той самий товар чи концепцію.
Як обговорювалося, за допомогою форматування для упорів та гіперпосилань на посилальні документи ви можете значно спростити текст для отримання більш ефективного електронного листа.
Резюме
Написання чудових ділових електронних листів не повинно бути напруженим чи трудомістким, хоча для цього потрібна практика. Ці шість простих порад допоможуть вам створити електронні листи, які будуть зрозумілішими та простішими для читання та розуміння, а також мають більш професійний вигляд та відчуття.
Створювати професійні електронні листи з упевненістю та своєчасно - це вміння, якому можна навчитися та вдосконалити як будь-який інший. В Інтернеті доступно багато ресурсів, включаючи безкоштовні шаблони електронної пошти, які можна використати як натхнення та можуть полегшити завдання.
- Ми запропонували найкращих постачальників безпечних електронних адрес.
