Google Workspace містить деякі найкращі програми для підвищення продуктивності у світі. Можливо, ви вже вивчили кілька порад для економії часу, які допоможуть вам витягнути більше цінності з цього офісного програмного забезпечення. Однак більшість користувачів не усвідомлюють, що Google Таблиці, Документи, Gmail та Форми підтримують майже безмежну автоматизацію робочого процесу. Це може бути особливо цінним для малого та середнього бізнесу, який витрачає значну кількість часу на виконання таких рутинних завдань, як маршрутизація замовлень та оцінка форм запитів.
У цьому посібнику ми пояснимо, як працює автоматизація робочих процесів у Google Workspace, та виділимо деякі доповнення, які ви можете використовувати для збільшення потужності цього офісного набору для вашого бізнесу.
Що таке робочі процеси в Google Workspace?
Перетворення необроблених даних у форму, яку може використовувати ваш бізнес, вимагає часу. Якщо ви отримаєте заявку на контакт із форми, можливо, її доведеться перетворити у формат, який може читати ваше програмне забезпечення CRM. Якщо ви отримаєте запит на замовлення, можливо, його потрібно буде розділити та надіслати різні деталі різним людям у вашій організації.
На щастя, Google Workspace дає можливість автоматизувати ці перетворення за допомогою робочих процесів документів. Ці робочі процеси дозволяють вказати послідовність кроків, які повинні пройти дані, а потім проводить цей процес за вас. Загалом, робочі процеси документів дуже настроюються, тому ви можете легко підібрати процес автоматизації відповідно до своїх бізнес-потреб.
Ви можете створювати автоматизовані робочі процеси документів у більшості додатків Google Workspace, включаючи Документи Google, Таблиці, Gmail і Форми.
Як автоматизувати робочий процес документів: Сценарій програм проти доповнень
Залежно від того, наскільки складним є автоматизований робочий процес, який вам потрібно створити, можна пройти два різні шляхи.
Найпростіший спосіб створення робочих процесів - використовувати надбудову, побудовану для цієї мети. У веб-магазині Google доступні сотні доповнень для автоматизації. Деякі з них безкоштовні, але для багатьох потрібна одноразова оплата або щомісячна передплата. Якщо ви обираєте платний продукт, перевірте, чи пропонує компанія, яка його виробляє, підтримку клієнтів у випадку, якщо ви зіткнетеся з будь-якими проблемами.
Якщо ви хочете безкоштовно створити повністю автоматизовані автоматизації, ви можете скористатися Apps Script. Це середовище для розробників, створене Google, щоб будь-хто міг створювати доповнення для додатків Google Workspace. Насправді майже всі доповнення до платних засобів автоматизації, які ви знайдете у веб-магазині Google, були створені за допомогою Apps Script. Незважаючи на те, що існує безліч ресурсів, які допоможуть розпочати кодування в Apps Script, налаштування навіть простої автоматизації за допомогою коду може зайняти багато часу.
Як отримати доступ до доповнень для автоматизації
Якщо ви хочете переглянути додатки для Google Таблиць, Документів, Gmail або Форм, ви можете знайти їх у веб-магазині Google. Найпростіший спосіб отримати доступ до веб-магазину - знайти меню Додатки в будь-якому з цих додатків і натиснути кнопку Отримати доповнення. Після цього з’явиться вікно, яке вже відфільтровано, щоб показати лише ті доповнення, які працюють із програмою Google Workspace, якою ви зараз користуєтесь.
Ви можете встановити будь-яку надбудову з веб-магазину, просто натиснувши кнопку Встановити. Зверніть увагу, що платні доповнення можуть вимагати придбання передплати, перш ніж ви зможете почати ними користуватися.
Що ви можете зробити із робочими процесами документів?
Щоб дати вам уявлення про типи завдань, які ви можете виконувати за допомогою автоматизованих робочих процесів, розглянемо кілька прикладів. Ми використовуватимемо програми з веб-магазину Google, але майте на увазі, що ви можете створити багато з цих робочих процесів безкоштовно за допомогою сценарію Apps.
Надто часто бізнес-дані розподіляються між кількома електронними таблицями. Можливо, у вас є детальні дані про продажі з різних підрозділів, збережені в різних аркушах. Або, можливо, інформація про клієнта з різних форм введення зберігається в окремих документах.
За допомогою автоматизації робочих процесів ви можете легко об’єднати дані з декількох електронних таблиць в одну головну таблицю. Нам подобається використовувати SheetGo (починається від $ 12 на користувача на місяць) для цього, оскільки це дозволяє легко підключити кілька файлів Google Sheets. Навіть краще, SheetGo може також збирати файли Excel і CSV і автоматично доставляти дані з цих документів у головну електронну таблицю Google Sheets.
Особливо приємно в цьому додатку для автоматизації те, що він оновлюється автоматично. SheetGo перевірятиме розподілені електронні таблиці на наявність нових даних скільки завгодно часто та відстежує зміни в основному документі за допомогою функції редагування історії в Google Sheets.
Схвалення запитів, звітів та інших внутрішніх процесів невід’ємної частини є невід’ємною частиною нормальної роботи більшості підприємств. За допомогою таких доповнень, як Form Workflow Plus (починається від 300 доларів на рік), ви можете легко пов’язати Google Forms з Таблицями для відстеження та управління запитами на затвердження.
За допомогою цього доповнення менеджеру просто потрібно створити форму запиту в Google Forms. Ця форма передається призначеним особам, що затверджують, коли вона заповнюється та всі дані вводяться в електронну таблицю. Аркуш відстежує, де запит перебуває у процесі затвердження, а також рішення та коментарі окремих осіб, які схвалюють.
Form Workflow Plus також підтримує багатоетапну маршрутизацію затвердження, тому може бути корисною для більш складних робочих процесів, таких як маршрутизація замовлень.
Незважаючи на те, що доступно безліч інструментів маркетингу електронної пошти, ви можете створювати напрочуд повнофункціональні кампанії електронної пошти в Gmail, використовуючи такий додаток, як Yet Another Mail Merge (безкоштовний для використання).
За допомогою цієї програми ви вводите адреси електронної пошти всіх, кому ви хочете надіслати електронну пошту, у таблицю Таблиць. Потім ви можете написати своє повідомлення в Gmail і додати персоналізацію за допомогою вбудованого коду програми.
Коли ви будете готові до відправлення, поверніться до Таблиць, і ще одне злиття доставить вашу електронну пошту всім із вашого списку. Ви можете відстежувати відкриття електронної пошти, кліки та відповіді безпосередньо в електронній таблиці.
Найкраще в цьому інструменті полягає в тому, що ви можете створювати необмежену кількість електронних таблиць для різних кампаній. Окрім того, оскільки ви використовуєте Таблиці, легко ввести контактну інформацію, щоб створити свою маркетингову кампанію з CRM, Google Forms або наявних електронних таблиць.
Електронні таблиці можуть бути напрочуд ефективними для викладання проектних завдань та етапів. Крім того, використовуючи надбудову, як ProjectSheet, ви можете автоматизувати відстеження прогресу у вашій таблиці.
Цей зручний безкоштовний додаток автоматично обчислює кількість завдань на етапі та відстежує, чи визначено кожне завдання завершеним, виконуваним чи не запущеним. Виходячи з цього, він відображатиме відсоток завершення для кожного етапу проекту.
Крім того, ProjectSheet може допомогти вам визначити, коли проект відстає від графіка. Додаток автоматично виділить рядок прогресу для кожної віхи зеленим, жовтим або червоним залежно від того, чи є підзавдання включеними, близькими чи минулими встановленими термінами.
Створення програми для смартфонів для вашого бізнесу, як правило, трудомісткий і дорогий процес, що вимагає найму спеціалізованих розробників програмного забезпечення. Але за допомогою автоматизації робочих процесів ви можете створити базовий мобільний додаток прямо з Google Таблиць.
Для цього ми звернемося до доповнення AppSheet (починається від $ 5 на користувача на місяць). За допомогою цього додатка ви просто додаєте дані до таблиці Таблиць. Дані можуть бути будь-якими, від інвентаризації магазину для створення мобільного Інтернет-магазину або контактної інформації співробітників для створення внутрішнього каталогу.
Підключіть свою електронну таблицю до AppSheet, а потім за потреби відредагуйте властивості стовпців даних. Ви можете підгрупувати дані та додавати власні вирази для таких завдань, як управління запасами. Коли ви будете готові, ви можете вибрати один із різноманітних заздалегідь визначених шаблонів відображення, щоб вирішити, як ваші дані відображатимуться у вашому новому додатку.
Найкраща частина всього цього полягає в тому, що він легко інтегрується з іншими автоматизованими робочими процесами Google Workspace. Ви можете налаштувати AppSheet так, щоб запускати автоматичні електронні листи на основі тригерів, що входять до програми, або додавати дані, які користувачі вводять в іншу таблицю Таблиць. Крім того, AppSheet може надсилати автоматизовані звіти, які можна легко імпортувати в Таблиці.
Резюме
Автоматизація робочих процесів документів у Google Google Workspace може заощадити час і гроші вашої компанії, а також розблокувати нові потужні функції. Незважаючи на те, що можна створити власні автоматизовані робочі процеси за допомогою сценарію Apps, ви знайдете безліч безкоштовних і платних доповнень, які підтримують автоматизацію у веб-магазині Google. Спробуйте сьогодні деякі з цих додатків, щоб побачити, як автоматизація робочих процесів може допомогти будь-якому бізнес-процесу працювати більш гладко.
- Ми запропонували найкраще програмне забезпечення для управління документами.
