Найкраще програмне забезпечення для управління документами (DMS) робить управління файлами як онлайн, так і офлайн простим та ефективним.
Найкраще програмне забезпечення для управління документамиКлацніть на посилання нижче, щоб перейти на веб-сайт провайдера:
1. Шаблон
2. M-файли
3. DocuWare
4. MasterControl
5. XaitPorter
Управління документами набуває все більшого значення, оскільки концепція безпаперового офісу стає повсякденною реальністю, особливо з ростом сервісів хмарних сховищ.
Це означає, що замість того, щоб зберігати папір у незграбних картотеках, тепер документи можна надійно зберігати в Інтернеті. Однак мова йде не лише про архівування інформації, а й про полегшення всього процесу управління документами, охоплення всього, починаючи від фірмових шаблонів, вдосконалення робочих процесів, роботи з інструментами спільної роботи, а також можливості сортування технічної інформації. І це поверх загальних завдань редагування та управління документами.
Хороше програмне забезпечення для управління документами (DMS) також повинно мати можливість працювати з різними типами цифрових файлів, не тільки з офісного програмного забезпечення, але також з програмами для створення нотаток, технічними планами, зображеннями та конструкціями та з усім, що ви могли собі уявити раніше паперу, у тому числі із застарілих форматів файлів. У наші дні він також забезпечить розробку програмного забезпечення для документів.
Однак багато постачальників і підрядників все одно матимуть справу з папером, тому будь-яка система управління доступом повинна мати рішення для сканування документів, яке часто працює як окремий пакет програмного забезпечення для сканування OCR, так що будь-які такі паперові рахунки-фактури, квитанції тощо документи можна сканувати, щоб цифрову копію можна було архівувати під час переробки паперової версії.
Безпаперовий офіс вже давно прийшов, але нарешті він для тих, хто хоче його прийняти. Ось тоді найкращі програмні рішення для управління документами.
- Ми запропонували найкращі альтернативи Microsoft Office.
1. Шаблон
Універсальне рішення для управління документами
Простий у використанні інтерфейсШирокі можливостіМобільні програмиАвтоматизовані перевірки відповідностіTemplafy - один із найкращих інструментів управління документами. Система спрямована на інтеграцію найважливіших офісних пакетів та рішень, що використовуються бізнесом щодня.
Якщо щось може розчарувати, це створювати документи бренду за допомогою іншого програмного забезпечення. Це може зайняти багато часу та бути фрагментованим, але Templafy може допомогти. За допомогою нього ви можете створювати діапазон файлів у системі та керувати ними з одного каналу.
Програмне забезпечення сумісне з цілим рядом пристроїв і використовує хмару для доступу до всіх ваших документів на комп’ютерах, планшетах та смартфонах. Існують також автоматичні перевірки відповідності, і ви також можете легко надіслати відгук працівникам.
Для цінової пропозиції потрібен контакт, і не дивно, що точна вартість залежить від кількості користувачів, функцій та вибраних доповнень.
2. M-файли
Документне програмне забезпечення, яке виявляє дублювання
Зручні інтеграціїМобільні програмиСповіщення про документиЩо стосується управління документами, M-Files має на меті покращити внутрішні робочі процеси та забезпечити безпеку важливої інформації в будь-який час. Серед його клієнтів багато великих корпорацій, таких як Comcast та Yokohama.
Існує єдине сховище для безлічі файлів, і ви можете легко знайти їх за клієнтом, проектом, датою, статусом чи іншими критеріями. Програмне забезпечення має на меті уникнути дублювання - досить часто в кінцевому підсумку отримують дві копії одного звіту або, можливо, більше.
M-Files попередить вас, якщо документ було збережено двічі, аналізуючи імена та дані проекту. Ви також отримуєте чудові інтеграції, зокрема Microsoft Office та Salesforce CRM.
Доступна безкоштовна пробна версія, але ціна на сайті не передбачена, тому вам доведеться зв’язатися, щоб отримати ціну.
3. DocuWare
Організація документів переходить у хмару
Охоплює повний спектр завдань документаХмарне сховищеМобільна підтримкаПриховані ціниDocuware використовує хмарний підхід до управління документами. Він інтегрує хмарне сховище та автоматизацію офісу для створення цифрового робочого місця. Цей безпаперовий підхід до повного спектру офісних завдань є ще одним прикладом цифрової трансформації, яка рухає багато процесів в наші дні.
Docuware пропонує послуги для створення "хмарного робочого процесу", коли мова йде про документи. Це дозволяє закуповувати послуги в малому масштабі за потреби, а потім, коли створюються сценарії використання та забезпечується надійність, послугу можна масштабувати для більшого розгортання.
Також пропонуються мобільні додатки, які можуть інтегруватися в цей робочий процес, полегшуючи сканування квитанцій у дорозі, затверджуючи рахунки-фактури для швидкої оплати та підписуючи форми безпосередньо на пристрої.
Хоча Docuware і пропонує демо-версію та безкоштовну пробну версію, ціна, звичайно, залежить від обраних послуг, тому вимагає від потенційного покупця зв’язку щодо власної ціни.
Безкоштовний пробний періодОновлення: Docuware тепер пропонує безкоштовну пробну версію у партнерстві з. Клацніть тут зараз, щоб заявити. Переглянути пропозицію
4. MasterControl
DMS зосереджена на дотриманні
Оптимізовано для мобільних пристроївПідтримується регуляторамиСвітові стандартиУ великих організаціях часто існують процеси та правила, що забезпечують відповідність документів та дотримання керівних принципів компанії. Але коли у вас є маса файлів, важко дотримуватися таких правил.
Програмне забезпечення MasterControl Document Control, яке використовується деякими найбільшими регуляторними органами світу, - це програмне забезпечення для управління документами, яке відповідає складним нормам та стандартам у всьому світі. Вона спрямована на зменшення витрат на дотримання вимог та підвищення внутрішньої ефективності.
Система повністю автоматизує маршрутизацію, доставку, ескалацію та затвердження життєво важливих документів. Він також має централізований захищений архів, де ви можете зберігати та шукати ділові файли.
Немає ознак безкоштовної пробної версії, і для встановлення ціни потрібно зв’язатися з компанією, щоб отримати ціну.
5. XaitPorter
Хмарна співпраця у найкращому випадку
Повністю хмарна оптимізаціяРозумні функції співпраціІнтеграція SalesforceЯкщо ви шукаєте хмарне рішення для створення документів, то вам обов’язково слід перевірити XaitPorter.
Чудова річ цієї системи в тому, що вона надзвичайно гнучка. Ви можете одночасно співпрацювати та працювати над документами з колегами, і ви можете легко обмінюватися відгуками між собою. Він також керує всіма аспектами робочого процесу, тому вам не доведеться турбуватися про форматування, нумерацію та макет.
XaitPorter також має кілька корисних прийомів на фронті інтеграцій. Програмне забезпечення може працювати з Salesforce, Oracle, SAS, Microsoft 365, OpenText та Dropbox. І в даний час ним користуються понад 45 000 фірм по всьому світу.
Незважаючи на те, що доступна демонстраційна версія, безкоштовна пробна версія не існує, і ціноутворення вимагає зв’язку для отримання ціни.
Інші платформи DMS для розгляду
Незважаючи на те, що існує ряд спеціальних платформ для офісів та документів, про які ми могли б згадати, не в останню чергу Office 365, LibreOffice та Adobe Document Cloud, вони більше зосереджені на створенні документів та управлінні ними, а не на управлінні та зберіганні документів з різних джерел та форматів. Тому ми продовжимо цей список, представляючи деякі інші рішення DMS, які варто розглянути:
Samepage дещо відрізняється від стандартного управління документами, оскільки це більше стосується створення єдиного координаційного центру для всіх комунікацій, проектів та інструментів спільного використання документів. Мета полягає в тому, щоб спростити все в одному додатку, на відміну від наявності декількох програмних програм для різних завдань. Інтерфейс простий і простий у використанні, а в основі лежить співпраця. У цьому відношенні це робить Samepage потенційно гнучким рішенням для задоволення багатьох потреб.
Dokmee рекламує себе як рішення для корпоративного управління вмістом для організації, захисту та управління файлами. Він підтримує низку форматів документів, а також забезпечує візуалізацію документів та збір даних як частину своєї послуги. Все може бути розумно проіндексовано за допомогою AI, файли автоматично штамповані для індексації, а також маршрутизація на основі правил для полегшення зберігання та архівування, що все робиться завдяки безпечному хостингу в хмарі. Як і слід було очікувати, співпраця підтримується, оскільки доступні параметри дозволів та аудиту для спрощення управління файлами.
eFileCabinet - це програмне рішення для управління документами, яке використовує розумну автоматизацію для організації, іменування та зберігання файлів відповідно до їх вмісту. Доступні шаблони для налаштування дерева папок документів у всій системі. Дозволи, закінчення терміну дії файлу / папки та сповіщення також можна налаштувати для спільного використання файлів та надсилання запитів на файли, що робиться за допомогою захищеної URL-адреси. Загальні правила доступності також можуть бути встановлені відповідно до політики компанії.
Еббі, мабуть, найбільш відомі своїми послугами зчитування файлів та сканування, але вони також надають послугу цифрового архівування документів, яка дозволяє безпечно зберігати та використовувати документи. Доступ можна відстежувати та реєструвати, а існуючі документи можна використовувати повторно та редагувати за необхідністю для перевидання. Мета-ключові слова можна застосувати для зручного пошуку на додаток до звичайних функцій пошуку та розповсюдити їх легко за допомогою Інтернету або електронної пошти. Одне з можливих обмежень полягає в тому, що служби Abbyy в основному створені для зберігання документів у форматі PDF.
- Ми також запропонували найкраще сховище хмарних документів.