eFileCabinet - це просто одна з найкращих програмних платформ для управління документами. eFileCabinet пропонує детальний контроль над безпекою, спільним використанням файлів, встановленням версій тощо. Функції ШІ допомагають автоматично класифікувати файли за категоріями, а оптичне розпізнавання символів дозволяє шукати будь-які дані в сканованих файлах. Єдиним недоліком eFileCabinet є те, що він може бути дорогим, особливо якщо у вас багато користувачів або вам потрібні доповнення для інтеграції.
У нашому огляді eFileCabinet ми допоможемо вам вирішити, чи підходить ця платформа управління документами для вашого бізнесу.
- Найкраще програмне забезпечення для управління документами
Плани та ціноутворення
eFileCabinet пропонує три варіанти ціноутворення. План Advantage коштує 55 доларів на користувача на місяць, якщо щорічно виставляється рахунок, і включає 1 ТБ пам’яті, а також усі основні функції eFileCabinet. Однак ви обмежені в тому, які доповнення ви можете придбати, тому eFileCabinet не дуже розширюваний за допомогою плану Advantage.
Бізнес-план коштує 99 доларів США за користувача на місяць, якщо щорічно виставляється рахунок, і включає 5 ТБ пам’яті для вашого бізнесу. Цей план включає паралельний попередній перегляд документів та інтеграцію з Microsoft OneDrive та Google Drive. Це також дозволяє придбати доповнення для інтеграції Salesforce, єдиного входу, автоматизованих робочих процесів та інтеграції електронної пошти.
Безлімітний тариф коштує 199 доларів за користувача на місяць, щорічно виставляється рахунок. Цей план включає всі доповнення eFileCabinet плюс необмежений обсяг зберігання документів.
Особливості
eFileCabinet оснащений функціями, які допомагають співробітникам обмінюватися файлами, керувати документами та впорядковувати робочі процеси.
Однією з найкращих речей eFileCabinet є те, наскільки простий він робить обмін файлами. За допомогою цього програмного забезпечення ви можете миттєво обмінюватися файлами з ким завгодно, всередині або за межами вашої організації. Немає обмежень на кількість запрошених користувачів, які можуть працювати з документами у вашому обліковому записі, незалежно від вашого плану. Крім того, ви маєте контроль над дозволами на редагування і можете отримувати сповіщення про завантаження спільного файлу.
Примітно, що eFileCabinet також дозволяє запитувати файли в інших користувачів або гостей. Роблячи запит на файл, ви можете створити кілька полів документа та вирішити, чи є вони обов’язковими чи необов’язковими. Ви також можете попередньо встановити місце завантаження файлів, щоб вони автоматично завантажувались у папку, де вони належать.
Один із способів, за допомогою якого eFileCabinet допомагає організувати ваш бізнес, - це шаблони папок. За допомогою шаблонів папок ви можете створювати стандартизовані каталоги із заздалегідь названими папками. Наприклад, ви можете побудувати шаблон, у якому батьківська папка містить 12 підкаталогів, кожен із назвою окремого місяця.
Перевага цієї системи полягає в тому, що кожен створений або отриманий файл має свій дім. Крім того, легко стандартизувати структури папок для всіх ваших співробітників у вашому бізнесі. Це полегшує обмін та пошук файлів та усуває потенційну плутанину, яка виникає у кожного працівника, створюючи власну систему подання.
Комерційні та необмежені користувачі мають доступ до автоматизованих робочих процесів документообігу, що є потужним способом впорядкування вашого бізнесу. Однією з додатків, яку виділяє eFileCabinet, є автоматичне присвоєння імені та подання вхідного документа на основі наявності певних ключових слів у самому документі. Ви також можете використовувати робочі процеси, щоб розділити поля форми на пошукові підкатегорії, що робить пошук документів ще більш потужним.
Інтерфейс та у використанні
Веб-платформа eFileCabinet, як правило, дуже проста в орієнтації, завдяки дизайну з трьох панелей, який дозволяє переглядати весь каталог папок, файли у вибраній папці та попередній перегляд окремого файлу. Також є рядок пошуку для швидкого пошуку документів та панель улюблених для зручного доступу до найбільш часто використовуваних папок.
Однак варто зазначити, що ви не можете редагувати документи всередині eFileCabinet. Це трохи розчаровує, особливо коли вам просто потрібно внести прості зміни до документа або форми Word. Тим не менш, ви можете зберігати необмежену кількість версій файлів, що приємно для роботи над проектами з великою кількістю переглядів.
eFileCabinet також пропонує мобільні програми для iOS та Android. Важливим у мобільних додатках є те, що вони дозволяють робити фотографії будь-якого паперового документа та миттєво завантажувати їх у хмару eFileCabinet.
Підтримка
eFileCabinet пропонує підтримку по телефону, електронною поштою та в чаті з 7:00 до 18:00 за гірським часом, з понеділка по п’ятницю. Ви можете придбати цілодобову підтримку по телефону як додатковий додаток (лише за цінами). eFileCabinet також має Інтернет-базу знань, яка включає дуже докладні посібники користувача для більшості ключових функцій програмного забезпечення.
Безпека
eFileCabinet розміщує ваші документи в хмарі та серйозно ставиться до безпеки. Усі файли зашифровані в стані спокою, а ваше з’єднання з хмарою зашифровано за допомогою SSL. Двофакторна автентифікація під час входу також є стандартною функцією.
Крім того, адміністратори мають значний контроль над програмним забезпеченням. Ви можете встановити вимоги до складності пароля, увімкнути білий список IP-адрес або обмежити час входу. Адміністратори також мають доступ до повних журналів активності для всіх користувачів.
Єдиною функцією безпеки, яку ми пропустили, була можливість встановити обмеження на завантаження спільних файлів. eFileCabinet також пропонує URL-адреси швидкого доступу до документів, які хоч і зручні, але не надто захищені.
Змагання
EFileCabinet може багато чого сподобатися. Але якщо він не має функцій або інтеграцій, які потрібні вашому бізнесу, розгляньте Dokmee або DocuWare. Dokmee призначений для корпоративного бізнесу, а автоматизація робочих процесів є стандартною. DocuWare пропонує додаткові мобільні інструменти та функції відповідності, а також колосальні 500 варіантів інтеграції. Обидві платформи пропонують ціни лише за цінами, але очікуємо, що вони будуть дорожчими за eFileCabinet для середнього бізнесу.
Остаточний вердикт
eFileCabinet - це потужне програмне забезпечення для управління документами, що має безліч корисних функцій для малого та середнього бізнесу. Платформа дозволяє легко стандартизувати організацію файлів у вашому бізнесі та автоматично впорядковувати файли за допомогою робочих процесів на основі ШІ. Він також має надійну підтримку спільного використання файлів та управління. Хоча eFileCabinet дорогий, ступінь, в якому він може впорядкувати ваш бізнес, цілком може коштувати витрат.
- Наш путівник кращим програмним забезпеченням для управління документами
