G Suite, хмарний пакет продуктивності, що складається з таких додатків, як Google Docs і Google Slides, був перейменований на Google Workspace з жовтня 2022-2023 р. Платформа тепер була змінена, включаючи такі функції, як чат та відеоконференції, з огляду на все більш популярну роботу - Культура від дому в 2022-2023 році. Це також обіцяє впровадження більшої кількості змін протягом наступних кількох місяців.
Для тих, хто не знайомий з G Suite, це набір хмарних інструментів, зокрема текстовий процесор та менеджер електронних таблиць, всі вони розроблені з особливою метою допомогти роботодавцям (та їхнім працівникам) підвищити продуктивність праці на робочому місці.
- Хочете спробувати Google Workspace? Перевірте веб-сайт тут
Окрім звичних наворотів, які стали візитною карткою найкращих наборів офісного програмного забезпечення, як цей, він також має розгалужену систему підтримки та хмарне робоче середовище. Незважаючи на те, що інструменти, що входять до комплекту G Suite, при необхідності можуть бути використані в автономному режимі, їх головне призначення - сприяти робочим процесам в Інтернеті.
Отже, чим Google Workspace відрізняється від G Suite? На даний момент він використовується як загальний термін для позначення колишнього G Suite, а також нещодавно інтегрованого Google Meet. Він має нову структуру ціноутворення та обіцяє подальші зміни.
Особливості
Google Workspace - це універсальна платформа для продуктивності, в якій розміщено кілька програм. Тут ми подивимось на них по черзі та обговоримо їх різноманітні особливості.
Послуга електронної пошти з багатою функцією, завернута в вишуканий наряд, Gmail - це обов’язковий інструмент спілкування як для споживачів, так і для бізнес-користувачів. Чи знали ви, що станом на 2022-2023 рік ним користуються 1,8 мільярда людей у всьому світі?
Gmail не просто постачальник послуг електронної пошти, розумно використовує алгоритми та штучний інтелект на своїй платформі. Наприклад, функція інтелектуального написання повідомлень надає пропозиції на основі вашого стилю письма під час набору тексту, передбачаючи те, що ви збираєтеся написати далі, та пришвидшуючи процес складання електронних листів.
Gmail також має вдосконалені фільтри спаму, які не дозволяють отримувати небажану пошту від папки "Вхідні", і регулярно видає нагадування, що називаються "підштовхуваннями", щоб тримати вас у курсі розмов. Він використовує алгоритм для автоматичного сортування електронних листів у різні категорії залежно від їх природи.
Більше того, користувачі можуть скористатися функцією автономного доступу, щоб переходити до своїх електронних листів навіть без підключення до Інтернету. Gmail доступний на широкому діапазоні пристроїв, включаючи смартфони, планшети та комп’ютери.
Google Docs - це хмарна програма для обробки текстів для роботи. Він має стандартний редактор багатофункціонального тексту, побудований в Інтернет-середовищі, і мінімалістичний дизайн, орієнтований на зручність використання та простоту доступу. Хоча він не такий багатий на функції, як Microsoft Word, йому все ж вдається створити для себе величезну нішу завдяки своїм хмарним можливостям синхронізації та спільного використання.
Документи Google доступні як веб-програма на комп’ютерах, так і програма для завантаження для смартфонів та планшетів. Незважаючи на те, що його текстові можливості обробки в основному працюють без змін, у них є такі можливості, як додавання зображень, зміна розміру шрифту та вставка таблиць у ваш документ, але місце, де він справді блищить, - це можливість безперешкодно ділитися своїми документами з інших членів вашої команди та співпрацюйте з ними в режимі реального часу.
До одного користувача, створеного за допомогою Документів Google, можуть одночасно ділитися та отримувати до них доступ до 100 користувачів. Кожен раз, коли один користувач вносить будь-які зміни в документ, це видно для решти. Серед інших помітних функцій є вбудований інструмент перекладу, який може автоматично конвертувати ваш текст іншою мовою.
Google Sheets - це інструмент управління електронними таблицями, подібний до Microsoft Office Excel. Незважаючи на те, що остання, безумовно, потужніша, коли справа стосується простого масштабу, з можливістю містити більше комірок в електронній таблиці та дуже корисною функцією швидкого доступу, Google Sheets все ж бере участь у спільній роботі.
Окрім стандартних функцій, пропонованих будь-якими іншими програмами для роботи з електронними таблицями, Google Sheets має чудову можливість спільного використання. Подібно до Google Docs, ним можна ділитися з кількома користувачами в хмарі за допомогою загального посилання. Користувачі, які отримують доступ до документа, перейшовши за цим посиланням, зможуть співпрацювати та вносити зміни в документ у режимі реального часу.
Порівняно з Документами, до Таблиць потрібно трохи звикнути, але так само роблять усі програми для управління електронними таблицями. Однак він все ще відрізняється простим інтерфейсом та мінімалістичним дизайном, і він, очевидно, простіший в навігації, ніж Excel.
Google Slides - це Інтернет-презентація, яка використовується підприємствами та навчальними закладами. Він використовує рухомі слайд-шоу, що містять анімацію та мультимедійний вміст, для розповіді історій та передачі інформації. Незважаючи на те, що Microsoft Powerpoint не є такою популярною або багатою функціями, «Слайди» теж в змозі виграти конкуренцію, де б не була задіяна співпраця.
Google Slides має інтерфейс, до якого досить легко звикнути. У центрі екрана знаходиться ваш поточний слайд, позначений великим порожнім простором, до якого ви можете вносити зміни та додавати елементи. Ліворуч на екрані розташовані решта слайдів, показаних у форматі ескізів у хронологічному порядку. Над ними на панелі інструментів висить безліч інструментів та опцій, які допоможуть вам створити презентацію.
Як і будь-яке інше програмне забезпечення для презентацій, Google Slides використовує комбінацію зображень, відео, анімації, тексту та векторної графіки для розповіді історії або передачі фактичної інформації. Він пропонує широкий вибір заздалегідь розроблених шаблонів на вибір. Ви також можете додати таблиці та діаграми для подальшої настройки презентації.
Хмарний додаток для створення нотаток, такий як Evernote та OneNote, Google Keep можна використовувати замість фізичного блокнота, щоб швидко записати важливу інформацію як вдома, так і на роботі. Він безкоштовний у користуванні, як і решта Google Workspace, але для тих, хто шукає більше сховища та преміум-підтримки, доступні платні плани.
Google Keep, на відміну від інших програм, таких як Документи та Презентації, не дозволяє спільне використання посилань. Тим не менш, ви все ще можете ділитися нотатками по електронній пошті і дозволяти іншим вносити до них зміни, коли захочуть. Нотатки можна використовувати для нагадування вам про конкретні завдання і навіть для повторення. Ви також можете використовувати кольорове кодування та власні мітки, щоб сортувати нотатки за категоріями.
Просто натисніть опцію "Зробіть нотатку", щоб почати робити нотатки за допомогою Google Keep. Інтерфейс дуже простий у використанні, і ви можете встановити нагадування, додати прапорці та вставити зображення всього за кілька кліків. Якщо ви використовували програму для створення нотаток, як-от Evernote, у вас не повинно виникнути жодних проблем із з’ясуванням способу використання Google Keep.
Google Drive займає центральне місце в робочому процесі Інтернету Google Workspace. Рішення для зберігання та резервного копіювання файлів на основі хмари - це кінцеве місце, де зберігаються всі ваші документи, файли та папки в Google, включаючи створені за допомогою таких програм, як Документи, Таблиці та Презентації.
Drive використовує веб-інтерфейс, який ви можете використовувати для завантаження файлів і папок безпосередньо в хмару. Поставляється з 15 ГБ безкоштовного сховища для всіх користувачів, з додатковим сховищем для тих, хто придбав передплату на Workspace. Він створений для підвищення ефективності, і те, чого йому не вистачає, - це більше, ніж компенсує швидкість та простота використання.
Окрім веб-версії, Drive постачається із програмами для завантаження для користувачів Android та iOS. Він також пропонує офіційні клієнти для настільних комп’ютерів Windows і macOS, за допомогою яких можна постійно створювати резервні копії даних прямо з папки в локальному сховищі вашого комп’ютера. Що стосується додаткових функцій, Google Drive також підтримує версій файлів, розширений пошук, офлайн-доступ тощо.
Google Meet - це інструмент відеоконференцій для сучасного бізнесу. Він може бути використаний працівниками у віддаленому робочому середовищі для ведення очних розмов на будь-яку відстань, і з цією метою це майже бездоганно. Він використовує елегантний і сучасний інтерфейс і надзвичайно простий у використанні навіть для тих, хто вперше розпочав відеоконференції.
Google Meet підтримує відеоконференції з одночасною участю до 250 осіб. Він також постачається з файлами, зображеннями та можливостями спільного використання екрану в режимі реального часу. Також є функція голосування в режимі реального часу та система обміну текстовими повідомленнями, щоб тримати розмови залученими.
Почати відеоконференцію за допомогою Google Meet так само просто, як запускати програму та ділитися посиланням на доступ. Потім учасники можуть скористатися посиланням на доступ або набраним номером для приєднання до конференції. Як ведучий, ви можете вибірково допускати учасників до своєї зустрічі, відхиляючи запити несанкціонованих користувачів. Процес надзвичайно простий.
Google Chat, раніше відомий як Google Hangouts Chat, не є звичайною програмою чату. Швидше, це колективна служба обміну повідомленнями, призначена для робочих місць, щоб підтримувати зв’язок співробітників між собою. Брендинг раніше, за загальним визнанням, бентежив через спільне існування звичайного додатка для чату компанії Google Hangouts.
Чат Google не призначений для кінцевих споживачів. Швидше, це бізнес-додаток у руслі Slack, Skype для бізнесу та Microsoft Teams. По суті, він створений для обміну повідомленнями 1: 1, але також має функції групової розмови, доступні для робочих місць.
Google Chat працює так само, як і будь-яка інша служба чату. Ліворуч - бічна панель із переліком каналів, учасником яких ви є, та прямими розмовами, які ви вели. У центрі екрана знаходиться канал або розмова, які зараз у фокусі. Особливістю тут є те, як Google Chat інтегрується з рештою робочої області Google, дозволяючи вам ділитися документами та вести постійні розмови під час доступу до цих документів.
У той час, коли Google+ ще існував і служив соціальною мережею для кінцевих споживачів, Google Currents була обгородженою версією Google+, яку підприємства могли використовувати для внутрішнього зв’язку. Подумайте про це як про набір інструментів, призначених для сприяння взаємодії та залученню на робочому місці, як внутрішню мережу соціальних медіа.
Google Currents створений як цифрова дошка оголошень. На цій дошці розміщені повідомлення, якими ділиться уся ваша спільнота на робочому місці, функціонуючи як центр для важливих повідомлень, спільних файлів та обговорень у спільноті. Існують потоки, які класифікують різні дописи за різними темами, і спільноти, які діють як робочі підгрупи. Він також складається з тегів та профілів користувачів.
Потоки включені як частина вашої передплати, і доступ до них можна отримати, відвідавши веб-сайт. Він має інтуїтивно зрозумілий мінімалістичний дизайн та простий інтерфейс, з якого легко розпочати роботу. Хоча Google Chat в основному призначений для обміну повідомленнями 1: 1, Google Currents працює як загальний центр обговорень та управління спільнотою.
Google Forms - це безкоштовний інструмент для створення форм та опитування, доступний для приватних осіб та підприємств. Це не обмежує максимальну кількість запитань, опитувань або учасників, навіть для вільного облікового запису. Однак він страждає від проблеми низької настроюваності, оскільки існує лише декілька типів запитань на вибір, і немає можливості отримати доступ до платежів через форми.
Google Forms дозволяє додавати до вашого опитування три типи запитань: множинний вибір, спадне меню та коротка відповідь. Ви також можете дозволити користувачам завантажувати файли під час участі в опитуванні. Однак немає можливості приймати платежі чи задавати запитання на основі зображень чи відео.
Позитивною стороною є те, що ви можете вибрати, які відповіді є прийнятними, і навіть автоматично оцінювати відповіді, використовуючи вбудовані функції. Це дуже добре працює, якщо ви намагаєтеся керувати онлайн-вікториною.
Умовна логіка та безперебійна співпраця - ще дві видатні особливості Google Forms. Логіка дозволяє змінювати та адаптувати частини опитування на основі відповідей учасника. Співпраця дозволяє змусити декількох членів команди спільно працювати над розробкою єдиної форми. Форми також дозволяють візуалізувати результати опитування у вигляді кругової діаграми для зручності збору даних.
Google Sites - це безкоштовний конструктор веб-сайтів із функціями barebones. Це досить хороший інструмент для швидкого та легкого створення веб-сайтів, але йому не вистачає розширених функцій та можливостей налаштування. Ви не можете, наприклад, створити щоденник чи Інтернет-магазин. Доступний дуже базовий набір безкоштовних шаблонів, хоча вони чуйні. Ви також можете вставляти відео, форми, кнопки та повзунки для подальшої настройки веб-сайту.
Google Apps Script - це платформа кодування, яка може використовуватися для створення аддонів для інших продуктів робочої області за допомогою Javascript. Це, по суті, допомагає розробникам персоналізувати Google Workspace, роблячи досвід більш впорядкованим для їхнього конкретного бізнесу. Само собою зрозуміло, що для того, щоб це працювало, потрібні певні знання з кодування. Однак це може бути корисним для заповнення прогалин для різних робочих процесів та налаштування програм, таких як Google Docs та Gmail, для роботи для конкретних випадків використання.
Google Calendar - це безкоштовний онлайн-календар, за допомогою якого ви можете відстежувати події та керувати маршрутами на своєму робочому місці. Ваша команда може використовувати його спільно для управління подіями, пов’язаними з роботою, такими як зустрічі та конференції. Він також призначений для роботи в тандемі з рештою робочої області Google і може використовуватися для призначення завдань та розкладів співробітникам.
З іншого боку, Google Jamboard - це безкоштовна Інтернет-дошка для приватних осіб та підприємств. Він представлений спільним білим екраном, на якому ви можете малювати, вставляти зображення та додавати текст. Він може бути використаний для швидкого передавання ідей та інформації під час онлайн-конференцій та засідань правління.
Google Vault допомагає збирати, упорядковувати, переглядати та експортувати дані, пов’язані з робочим процесом вашої організації, у Google Workspace. Він може використовуватися для відстеження бесід, документування подій та нагляду за всім робочим процесом вашої організації. Однак він не служить альтернативним інструментом резервного копіювання даних у робочій області.
Google Cloud Search - це технологія штучного інтелекту, яка допомагає відстежувати дані у всіх ваших програмах на робочій області. Він доступний у формі цифрового помічника та пошукової системи, які можуть швидко визначити місцезнаходження ваших пошукових даних. У той час як Vault використовується адміністраторами компаній для електронного виявлення, Google Cloud Search використовується працівниками для швидкого пошуку та доступу до інформації, що стосується організації, у всій робочій області Google.
Плани та ціноутворення
Дуже довго G Suite for Business пропонував єдиний план підписки на 12 доларів на місяць, що дало користувачам доступ до всього набору продуктивності Google. Однак із ребрендингом G Suite на Google Workspace було оголошено кілька змін, а також нові щомісячні плани підписки для бізнес-користувачів.
Google Workspace пропонує три плани підписки на бізнес-рівні та два плани на рівні підприємства.
Business Starter, вартість якого становить 6 доларів на користувача на місяць, надає вам доступ до 30 ГБ хмарного сховища на кожного користувача та дозволяє здійснювати відеодзвінки з до 100 учасниками. Він також постачається із засобами контролю безпеки, стандартною підтримкою та спеціальною діловою електронною поштою. Ця ціна включає всі додатки Google, пов’язані з продуктивністю
Далі йде стандарт Business, який коштує 12 доларів на користувача на місяць і пропонує хмарне сховище 2 ТБ на користувача та 150 учасників відеоконференцій із функціями запису. Решта функцій майже однакові.
Далі у нас є Business Plus, який коштує 18 доларів на користувача на місяць. Цей план дозволяє 250 учасників за відеодзвінок та 5 ТБ пам’яті на користувача. Цей план постачається з усіма функціями, включеними в початкові та стандартні плани, а також із доступом до Google Vault для eDiscovery, який не включений у ці плани.
Корпоративні плани пропонують ще більше з необмеженою кількістю користувачів на один обліковий запис і необмеженим обсягом пам’яті на одного користувача, але вони вимагають, щоб ви зв’язалися з відділом продажів компанії, щоб отримати спеціальні ціни. Однак, як очікується, це буде коштувати близько 20 доларів на користувача на місяць та 30 доларів на користувача на місяць для Enterprise Standard та Enterprise Plus відповідно.
Підтримка
Google Workspace має попередньо упакований безкоштовний план підтримки, який можна оновити для отримання ще більшої кількості функцій. Безкоштовний тариф пропонує стандартну підтримку корпусу та телефону із середнім часом відгуку до 24 годин.
Преміум-підтримка доступна для бізнес-клієнтів та підприємств, вона має цілодобову критичну підтримку та час відгуку до 15 хвилин. Цей план також пропонує індивідуальну, контекстну підтримку та технічний менеджер облікових записів. Ви маєте зв’язатися з відділом продажів Google для отримання спеціальних цін.
До служби підтримки Google можна зв’язатись телефоном, чатом або електронною поштою. Телефонна підтримка доступна на 14 різних мовах. Також існує форум спільноти, доступний для всіх платних користувачів.
Безпека
Google оголосив про цілий ряд оновлень безпеки, щоб захистити організації від крадіжки даних та зловживання на робочому місці. Фактично, Google Workspace зараз є першим основним процесором обробки даних, який отримав сертифікат ISO / IEC 27701. Варто відзначити, що оновлено Gmail, Chat, Meet і Vault для підвищення безпеки та конфіденційності організації.
Журнали аудиту та статистичні дані щодо захисту даних були основною частиною оновлення, отриманого Gmail. Адміністратори можуть бачити звіти та журнали, які допомагають мінімізувати інсайдерські загрози та порушення політики. Наприклад, адміністратори робочої області мають доступ до детальних журналів, які вказують щоразу, коли користувач налаштовує автоматичну переадресацію електронної пошти у своєму обліковому записі на робочому місці. Gmail також має розширену фільтрацію спаму, виявлення шкідливого програмного забезпечення та функції захисту від фішингу.
Google Meet також отримує оновлення, пов’язані з веденням журналу аудиту та виявленням зловживань, щоб зменшити кількість випадків переслідування на робочому місці під час онлайнових зустрічей. Приклади включають нову функцію, яка класифікує рецидивістів та автоматично заважає їм приєднуватися до засідань.
Google Chat отримує оновлення, які надають адміністраторам доступ до журналів аудиту, які виявляють фішинг, проникнення даних та зловживання. Google перебуває в процесі класифікації певних кімнат чату як образливих на основі попередніх звітів, щоб автоматично заважати співробітникам приєднуватися до них.
Користувачі та адміністратори, які шукають додаткової безпеки під час входу в систему, також можуть увімкнути двофакторну автентифікацію в своїх облікових записах. Це заважає їм входити в Google Workspace, доки вони не підтвердять свій запит на доступ за допомогою одноразового пароля, надісланого на їх телефон.
Змагання
Основним конкурентом Google Workspace є пакет продуктивності під назвою Microsoft 365, раніше відомий як Office 365 або Microsoft Office. Microsoft 365 пропонує набір інструментів для підвищення продуктивності, які хоч і не такі різноманітні, як Google Workspace, але все-таки вдається засвоїти величезною кількістю функцій, що входять до продукту.
Наприклад, Microsoft Word є потужнішим текстовим процесором, ніж Google Docs, хоча, схоже, більшість людей віддають перевагу останньому для онлайн-співпраці. Подібним чином такі інструменти, як Excel та Powerpoint, пропонують більше можливостей, ніж Таблиці та Презентації. Незважаючи на те, що це не перший вибір для компаній з віддаленими робочими місцями, нещодавно корпорація Майкрософт випустила безкоштовні версії своїх інструментів для підвищення офісної продуктивності та навіть увімкнула функції співпраці в реальному часі для бізнесу.
Кілька інших прикладів пристойних офісних наборів продуктивності включають Zoho Workplace та WPS Office, обидва з яких пропонують безкоштовні версії свого програмного забезпечення з можливістю реклами. Хоча вони не обов’язково настільки потужні, як Google Workspace, обидва вони пропонують гідні альтернативи для економічних витрат для тих, хто не має бюджету.
Остаточний вердикт
Google Workspace - це потужний набір продуктивності в Інтернеті, який надає перевагу спільному використанню та співпраці понад усе. Хоча він і не такий надійний або настільки потужний, як Microsoft 365, він все ще вдається перевершити свого багатофункціонального конкурента всякий раз, коли різним співробітникам організації закликають віддалено працювати разом. Загалом, це солідна пропозиція з прозорою структурою та дизайном цін, яка фокусується на простоті та функціональності над вигадливими трюками.
Gmail - це найпопулярніший постачальник електронної пошти у світі, станом на 2022-2023 рік - майже два мільярди користувачів у всьому світі. Це також основний пункт продажу Google Workspace. У поєднанні з широкими можливостями співпраці в режимі реального часу Workspace надає досить сильну пропозицію для потужного набору продуктивності.
- Ми також виділили найкраще програмне забезпечення для офісу
