Такі фірми, як Google, Microsoft, Apple і Dropbox, пропонують гігабайти або навіть терабайти онлайн-сховища, привертати все в хмарі є привабливою ідеєю - особливо, якщо ви використовуєте багато пристроїв або вам потрібно отримати доступ до речей з ПК на своєму мобільному телефоні на планшеті.
Хоча ви не можете насправді використовувати хмарні служби як основне сховище на первинному ПК або Mac - вони просто копіюють те, що ви зберігаєте, на локальний жорсткий диск або портативний твердотільний диск - ви можете використовувати їх папки в якості стандартного сховища для документи, фотографії та інші види файлів - і тоді ви можете отримати доступ до деяких або всіх цих файлів з інших комп’ютерів, мобільних телефонів та планшетів, відкривши окремі файли або синхронізуючи певні папки. Але чи розумно розміщувати свої важливі дані в хмарі? Ось десять речей, над якими слід подумати.
Детальніше: Sage Business Cloud Accounting
- Найкраще хмарне сховище 2022-2023 року в Інтернеті: безкоштовні, платні та бізнес-варіанти
- Ми також склали список найкращих послуг з зберігання фотографій в Інтернеті
- Бажано зберігати локальну копію своїх файлів, тому перевірте наш найкращий NAS
Виберіть правильну хмару
Різні служби мають різні вимоги, тому, хоча Dropbox, Google Drive та OneDrive працюють майже на чому завгодно, iCloud потребує Mac, що працює принаймні з Yosemite та / або пристроями iOS, що працюють принаймні з iOS 8 - і хоча є клієнт iCloud для Windows, є не є одним для Android або інших мобільних платформ. Важливо подумати про пристрої, якими ви можете поділитися, і перевірити, чи доступні програми для цих пристроїв.
Не покладайте свою віру на свободу
Приємно отримувати речі безкоштовно, але безкоштовно надається без будь-яких гарантій - умови та умови, функції та опції можуть, а іноді і змінюються з невеликим сповіщенням або зовсім без нього, місткість, як правило, досить обмежена, і немає такого поняття, як гарантована доступність без ціни додається тег.
Це не обов'язково означає, що вам доведеться поспішати і витрачати гроші, оскільки багато платних послуг пропонуються в пакетах з іншими покупками. Наприклад, абоненти Office 365 отримують стеки хмарного сховища (цілий терабайт) як частину свого пакета.
Захистіть свій телефон
Якщо ви будете спільно використовувати або синхронізувати свої мобільні пристрої, захистіть їх PIN-кодами або паролями; немає сенсу дотримуватися суворої безпеки комп’ютера, а потім залишати телефон чи планшет відкритими, щоб будь-хто мав доступ до ваших речей.
Британське національне управління з питань злочинів щодо мобільних телефонів зазначає, що щороку втрачається понад 300 000 телефонів, але це лише ті, про які повідомляють, що вимагають страхування - реальна цифра набагато вища. Якщо хтось отримав ваш телефон, чи міг він отримати доступ до ваших речей? Переконавшись, що вони не можуть взагалі не забирає часу.
Знайте, що безпечно зберігати
Єдиним абсолютно позитивним, безумовно гарантованим способом переконатись, що щось неможливо отримати з Інтернету, є переконання, що воно ніколи не потрапляє поблизу Інтернету. Хоча ризик втрати або крадіжки даних із відомих хмарних служб може бути віддаленим, все одно це можливо, і над цим потрібно подумати - особливо якщо ви зберігаєте робочі файли з особистими даними людей, оскільки Закон про захист даних говорить, що дані повинні бути належним чином захищені. Не хочете, щоб ваші плани світового панування потрапили у ворожі руки? Використовуйте шифрування файлів для всього, що ви розміщуєте в хмарі.
Увімкніть 2FA
Простої комбінації імені користувача / пароля недостатньо, щоб захистити хмарне сховище, саме тому основні постачальники хмарних сховищ пропонують двофакторну автентифікацію, або 2FA коротше. 2FA використовує другу форму перевірки, щоб переконатися, що ви насправді ви, найчастіше, надсилаючи код на інший пристрій, такий як ваш смартфон або планшет. 2FA також доступний для онлайнових служб, таких як зберігання електронної пошти та фотографій, і дуже гарна ідея також увімкнути його для таких.
Завжди майте резервну копію
Хоча багато служб роблять все можливе, щоб захистити ваші дані, завжди існує ризик, що щось може піти не так - і чим важливіший файл, тим важливіше, щоб у вас була його резервна копія. Це може означати завантаження фотографій у дві різні хмарні служби (те, що відбувається автоматично, якщо ви встановите, скажімо, Flickr на пристрої iOS, що ділиться iCloud, і ввімкне автозавантаження Flickr, щоб і Flickr, і iCloud отримували кожне зображення), або просто регулярно синхронізація та резервне копіювання ключових файлів.
Перевірте, що з'єднує
Такі сервіси, як Dropbox та Google Drive, дозволяють побачити, які саме пристрої підключалися до вашого облікового запису, так, наприклад, Dropbox дозволяє побачити, з якими веб-браузерами в даний час пов’язані і які ПК, Mac і мобільні телефони ви надали доступ до вашого рахунок.
Якщо є пристрій, який не є вашим або у вас більше немає, ви можете від’єднати пристрій, щоб скасувати його доступ. Список пристроїв не включатиме людей, яким ви надсилали спільні посилання, наприклад загальнодоступні URL-адреси Dropbox; він охоплює лише пристрої, що мають доступ до вашого облікового запису.
Скасувати доступ до програми
Хмарне сховище не просто підключається безпосередньо до пристроїв - його можна також викликати із сторонніх додатків, тому, наприклад, вам може знадобитися вкладення Google Drive у вашому програмному забезпеченні електронної пошти, файли OneDrive у ваших документах Office або для підключення Dropbox до IFTTT.
Ще раз, панель інструментів вашого облікового запису дозволяє побачити, які програми мають доступ, і скасувати доступ до всього, що вам не потрібно. Чим менше програм має доступ до вашого облікового запису, тим безпечнішим буде цей обліковий запис.
Не перевищуйте надбавку
Одним з найпоширеніших застосувань хмарного програмного забезпечення є надання доступу між пристроями, тому, наприклад, ви можете захотіти, щоб документи iCloud з вашого Mac були доступні на вашому iPad, або файли OneDrive з вашого ПК на вашому, помилково, Windows Phone.
Це чудово, але будьте обережні, якщо ви користуєтесь тарифним планом мобільного передавання даних з щомісячним обмеженням трафіку - занадто великий обмін файлами та синхронізація можуть легко пробитися через обмеження пропускної здатності, уповільнюючи з’єднання або вимагаючи додаткових платежів. Якщо ваш обліковий запис обмежений, обмежте спільний доступ або синхронізуйте лише тоді, коли ваш мобільний телефон отримав Wi-Fi.
Слідкуйте за платіжними даними
Якщо у вас є платний хмарний обліковий запис, і оновлення не відбувається, вам не потрібно панікувати - підхід Dropbox досить типовий, оскільки облікові записи знижено до безкоштовних основних, але файли залишаються недоторканими.
Що, однак, змінюється, це можливість синхронізації - якщо ваш платний рахунок був збитий до базового, безкоштовного, це може означати зменшення місця для зберігання з 1 ТБ до 2 Гб. Якщо ваші файли перевищують це, ви не зможете синхронізувати що-небудь нове, доки не переплатите передплату.
Бонусні поради: як вибрати хмарного сховища / хмарного резервного копіювання?
Алекс Фаджолі, генеральний директор Tectrade, дав нам кілька корисних порад щодо того, як вибрати постачальника хмарних сховищ або резервних копій відповідно до ваших потреб бізнесу
1. Знати свою поточну систему
Перш ніж приймати рішення щодо купівлі, пов'язані з ІТ, менеджери повинні повністю перевірити свої системи, щоб отримати повне розуміння їх вимог та оптимізувати те, що вони мають на даний момент. Більшість великих компаній мають гібридну інфраструктуру, що включає внутрішні центри обробки даних, приватні хмари та принаймні одну державну хмарну службу, але багато ІТ-підрозділи не знають точно, що відбувається під програмним забезпеченням та послугами, що керують бізнесом. Постачальник послуг хмарного сховища може забезпечити кричущий крок продажів, але якщо ви точно не знаєте, як це буде відтворюватися у вашій існуючій системі, розглядати це не варто.
2. Шукати значення
Керівники ІТ-служб відчувають великий тиск на забезпечення вартості, одночасно підвищуючи продуктивність та надаючи підтримку. Недавні опитування щодо витрат на ІТ показують, що лише 7 відсотків ІТ-бюджету організації витрачається на резервне копіювання та відновлення - дуже мала сума, враховуючи її важливість для підтримки бізнесу. Тому важливо переконатися, що бізнес максимально використовує бюджет, який він має для резервного копіювання та відновлення. Спробуйте знайти постачальника, який пропонує оплату, як ви використовуєте, або плату, коли ви росте модель споживання, щоб оптимізувати витрати.
3. Розставити пріоритети на навантаження
Здебільшого резервні копії будуть використовуватися для отримання старих версій документів або випадково видалених файлів, але їх основне призначення служить для того, щоб повернути вас до роботи, якщо ви вийшли з мережі. Для звичайного споживача вони, ймовірно, можуть дозволити собі бути без свого ноутбука протягом декількох годин, коли вони відновлюються з резервної копії. Однак будь-який втрачений час для бізнесу - це втрачені гроші, і дуже важливо швидко виконувати життєво важливі завдання. Шукайте постачальника, який співпрацює з вами, щоб визначити пріоритети робочих навантажень та забезпечити їх ефективне відновлення.