Більшість підприємств та приватних осіб, які створюють та співпрацюють в Інтернеті за допомогою документів, електронних таблиць та презентацій, будуть знайомі з Microsoft Office, але багато людей все ще не знають про численні функції, що заощаджують час, вбудовані в цей потужний офісний пакет.
У цій статті ми розглянемо 18 порад, що заощаджують час, щоб допомогти вам та вашим співробітникам отримати максимальну користь від пакета Microsoft Office, незалежно від того, використовуєте ви Microsoft 365 або Microsoft Office 2022-2023. Ваші документи, електронні таблиці та презентації будуть виглядати чудово, і ви зробите їх за половину часу.
При правильному використанні ці приховані функції можуть значно підвищити продуктивність праці співробітників, допомогти вам заощадити час і гроші та забезпечити їм більш приємний досвід роботи.
Якщо ви шукаєте більш дешевий спосіб створення багатих документів, потужних електронних таблиць та цікавих презентацій, ознайомтесь із нашим списком безкоштовного офісного програмного забезпечення.
Як максимально використати Microsoft Office: Підготовка
Нові функції постійно додаються до Microsoft Office, тому переконайтеся, що у вас найновіша версія програмного забезпечення. Якщо у вас є передплата на Microsoft 365, ви можете оновлювати свої програми з програми Microsoft Autoupdate або просто дозволити їм оновлюватись автоматично. В іншому випадку, якщо ви придбали окрему версію Microsoft Office, просто майте на увазі, що вам може знадобитися оновити, щоб отримати доступ до деяких із перелічених нижче функцій.
Порада 1. Автозбереження змін за допомогою OneDrive
OneDrive - це служба хмарного сховища Microsoft Office, і вона доступна незалежно від того, чи є у вас передплата на Microsoft 365 чи ні. OneDrive не тільки дозволить отримати доступ до всіх ваших файлів де завгодно та в будь-який час, ви також можете підключити OneDrive до програмного забезпечення Microsoft Office, щоб скористатися перевагами функції автоматичного збереження.
Якщо ввімкнено, зміни оновлюються в хмарі в режимі реального часу. Крім того, OneDrive зберігає кілька версій ваших документів, тому ви можете легко порівняти та повернутися до попередньої версії за необхідності. Той, хто хоч раз втратив годину роботи на комп’ютерному збої чи відключенні електроенергії, знатиме, яка ця функція заощаджує час. Щоб знайти старіші версії в Microsoft 365, натисніть Файл> Інформація> Історія версій.
Порада 2. Вивчіть комбінації клавіш для загального набору
Однією з найбільших переваг Microsoft Office є наскільки послідовна взаємодія користувачів із різними програмами. Це означає, що більшість комбінацій клавіш працюють однаково в Word, Excel та PowerPoint. Вивчення цих команд може значно пришвидшити продуктивність. Ctrl + S (⌘S) для збереження, Ctrl + P (⌘P) для друку та ще більш незрозумілі команди, такі як Ctrl + D (⌘D) для діалогу шрифтів, що працюють у наборі.
Чудовою підказкою щодо продуктивності є надання переліку загальних ярликів для співробітників, які можуть посилатися на них за потребою, поки це не стане другою природою.
Порада 3. Використовуйте функцію Tell Me (Word)
Функція "Розкажи мені" (що ти хочеш зробити) була додана до Microsoft Office 2016, але як тільки ти дізнаєшся, як нею користуватися, це є знахідкою. Хочете змінити стиль? Наберіть "Стиль". Обрізати фото? Введіть "Обрізати". Вставте таблицю, додайте коментар, змініть макет, оновіть дизайн, прочитайте текст вголос - майже до кожної функції Office можна швидко та легко отримати доступ за допомогою цього меню, тоді як розумні пропозиції дозволяють легко знайти те, що ви шукаєте, набравши лише одне-два слова.
Однак Microsoft 365 постійно оновлює набір функцій, і цього може не бути в останніх версіях.
Порада 4. Швидко надайте доступ до документів за допомогою кнопки Поділитися
Кнопка спільного доступу розташована у верхньому правому куті програми та може використовуватися для швидкого обміну документом за допомогою OneDrive, електронної пошти, AirDrop (лише для Mac) та інших сторонніх служб. Замість того, щоб відкривати поштовий клієнт, переглядати файл (“Де я це знову зберегла?”), Просто натисніть кнопку Поділитися та виберіть своїх одержувачів.
Порада 5: Знайти та замінити
Якщо вам потрібно змінити слово або групу слів у всьому документі, ви можете зробити це швидко за допомогою функції Знайти та замінити. Просто натисніть Ctrl + Shift + H (⌘⇧H), і з'явиться діалогове вікно "Знайти та замінити". Введіть текст, який потрібно змінити, у полі Знайти, заміну - у полі Замінити та натисніть кнопку Замінити. Office здійснить пошук документа та внесе необхідні зміни.
Ви також можете нічим не замінити (залиште поле Замінити порожнім), щоб видалити кілька екземплярів слова.
Порада 6: Розширений пошук та заміна
У цьому потужному інструменті є щось більше, ніж на перший погляд. Натиснувши кнопку внизу ліворуч у діалоговому вікні, ви можете отримати доступ до розширених функцій, щоб миттєво змінити стиль шрифту, параметри абзаців тощо, будь-якого тексту, який вам потрібен.
Наприклад, ви можете знайти все сміливий текст і зробіть шрифт червоним, або ж виділіть весь текст певною мовою та зробіть його курсивом. Використовуйте це будь-коли, коли вам потрібно внести широкі зміни до певних стилів тексту.
Порада 7: Налаштуйте та використовуйте стилі для чудових документів
Дивно, як багато людей щодня використовують Microsoft Office, але все ще не користуються перевагами Styles для впорядкування своїх документів та прискорення написання. Стилі можна знайти на вкладці Домашня сторінка і дозволити вам застосовувати заздалегідь розроблені налаштування шрифту на льоту. Ви також можете змінити ці стилі відповідно до ваших потреб та документа. Стилі автоматично оновлюються, коли ви також змінюєте теми, що дозволяє легко швидко змінити зовнішній вигляд цілого документа.
Порада 8: Скопіюйте та вставте кілька елементів за допомогою Spike
Ці зручні функції дозволяють копіювати кілька елементів і вставляти їх усі одночасно. Просто виділіть перший блок тексту, натисніть Ctrl + F3 або ⌘F3, а потім перейдіть до наступного. Щоразу, коли ви натискаєте Ctrl або Command + F3, текст зберігатиметься тощо. Коли ви будете готові вставити все, введіть Ctrl + Shift + F3 або ⌘⇧F3. Ви також можете ввести “spike” (мала літера) та натиснути Enter, і збережений текст залишиться в пам'яті для використання в інший раз.
Порада 9: Копіювання та вставлення форматування
Швидко впорядкуйте форматування в блоках тексту, натиснувши Ctrl + Shift + C (⌘⇧C), щоб скопіювати форматування (стиль шрифту та абзацу, кольори, вирівнювання тощо), та Ctrl + Shift + V (⌘⇧V), щоб вставити форматування на виділений текст.
Порада 10. Персоналізуйте стрічки Office
Якщо ви часто полюєте на певні функції меню чи розширювачів, не соромтеся додавати їх спереду та по центру до вашої стрічки. Це можна зробити в меню «Налаштування»> «Стрічка та панель інструментів» або перейшовши у меню «Файл»> «Параметри»> «Налаштувати стрічку». Ви можете бути здивовані величезним набором функцій, які ви можете додати до своєї стрічки для швидкого доступу. Ви також можете приховати стрічку, щоб мати більше місця, клацнувши один раз на будь-якій вкладці, що відкрита, перейшовши до Перегляд> Стрічка або набравши Ctrl + F1 (⌥⇧R).
Порада 11. Тричі клацніть, щоб вибрати абзац
Більшість людей знає, що ви можете двічі клацнути слово, щоб вибрати його. Ви також можете тричі клацнути слово, щоб вибрати весь абзац, що дуже зручно для переміщення по великих фрагментах тексту під час редагування.
Порада 12. Налаштуйте автоматичне виправлення відповідно до вас
Поширена скарга на те, що Microsoft Office змінює текст під час набору тексту, навіть якщо ви впевнені у своєму розумінні. Ви можете налаштувати ці налаштування в меню Інструменти> Параметри автовиправлення. Ви можете вийняти все, що вас турбує, або додати словами, які ви часто вводите неправильно. Ви навіть можете додавати символи, наприклад, замінюючи (c) на ©.
Порада 13: Порівняйте документи поруч (лише для Windows)
Звичайно, ви можете просто відкрити окремі вікна і розмістити їх поруч, але функція «Бік-по-стороні» від Microsoft Office йде на крок далі із синхронізованою прокруткою, що значно заощаджує час при порівнянні та редагуванні версій довгих документів.
Порада 14: Перегляньте дві різні частини одного документа за допомогою розділеного подання
Це чудовий інструмент, коли вам потрібно внести зміни в одну частину документа, посилаючись на інший розділ (наприклад, при написанні вступу чи висновку). Просто перейдіть на стрічку Перегляд і виберіть Розділити перегляд. Ви можете самостійно прокручувати різні розділи у кожному вікні та вносити зміни в будь-який з них.
Порада 15: Скопіюйте та вставте як професіонал
Практично всі знають, як скопіювати та вставити блок тексту, але чи знали ви, що можете швидко вставити текст без форматування чи як зображення або PDF безпосередньо всередині документа? Просто введіть Ctrl + Alt + V (⌘⌃V), і перед вами з’явиться діалог опцій.
У програмі Word ви можете використовувати цей діалог для вставки тексту без форматування, тоді як у програмі Excel можна вставляти лише значення, форматування чи коментарі, усе, крім меж, і навіть додавати, віднімати, множити та ділити суми на льоту.
Порада 16: Налаштуйте своє ярлик
Ви можете додати функції, які ви часто використовуєте, на панель швидкого доступу в контекстному меню будь-якої програми в самому верхньому куті документа. За замовчуванням ви побачите такі команди, як Зберегти, Друкувати та Скасувати, але сюди можна додати майже все. Просто натисніть стрілку праворуч, щоб додати команди, як вам потрібно.
Порада 17: Об’єднання фігур (Powerpoint)
Ви можете поєднувати різні прості фігури, щоб зробити більш складні, які чудово виглядатимуть у ваших презентаціях, і для цього вам не потрібен вигадливий інструмент, як Illustrator. Просто виберіть фігури, які ви хочете об’єднати, і натисніть кнопку «Об’єднати фігури» на вкладці «Формат». Ці об’єднані фігури можна скопіювати та вставити в інші програми, такі як Word.
Порада 18: Використовуйте умовне форматування для динамічного форматування комірок (Excel)
Умовне форматування дозволяє застосовувати стилі до певних комірок на основі їх значення або вмісту. Наприклад, ви можете захотіти зробити кожне позитивне значення зеленим, а кожне негативне значення червоним. Просто виберіть комірки, які потрібно відформатувати, а потім скористайтеся вкладкою Умовне форматування на стрічці Домашня сторінка. Існує безліч пресетів, або ви можете визначити власні правила та рівняння.
Резюме
Microsoft Office - один із найкращих офісних пакетів, який доступний, з безліччю потужних опцій, які допоможуть впорядкувати роботу ваших співробітників та підвищити продуктивність. Заохочуйте членів команди досліджувати програмне забезпечення та активно ділитися порадами та підказками між собою. Не тільки цікаво та захоплююче відкривати нові функції, але це значно полегшує співпрацю та дозволяє працівникам робити більше за менший час, працюючи при цьому комфортніше.
- Ми запропонували найкращі пропозиції Microsoft Office.
