Життя у віртуальному світі зараз не повинно бути настільки обмеженим. Хоча це правда, що багато хто з нас самоізолюються та беруть участь у роботі за допомогою бізнес-ноутбука та чату Zoom, є способи провести віртуальну подію для ділових зустрічей, відеоконференцій, демонстрації продуктів або навіть повноцінної роботи стартова вечірка. Як керівники бізнесу, нам не доводиться задаватися питанням, чи люди не будуть пропускати подію чи взагалі уникати її, бо є кращі варіанти.
На щастя, багато принципів та концепцій реальної особистої події все ще стосуються проведення віртуальної події - аж до закусок, кави та часу на знайомство. Це гарна ідея якомога більше імітувати реальну подію, щоб допомогти людям почуватись комфортно та брати участь, а також, щоб вони дотримувались події та не кидали раптово.
Хоча може бути кілька технічних перешкод, все ж можливо взаємодіяти з масами ефективним та продуктивним способом, що призводить до того самого рівня успіху. Найважливішою частиною цього є навмисне - усвідомлення того, що люди переживають і переживають світову пандемію і що у них багато речей змагається за їх увагу. Коли до події буде впорядкований підхід, послідовне спілкування та додаткові пільги, ви виявите, що люди настільки ж зацікавлені та полонені.
1. Спілкуйтеся про те, чого чекати
Одним з найважливіших кроків будь-якої події є перенесення з реального світу. Чим більше ви зможете спілкуватися про те, чого очікувати - використовуючи порядок денний, веб-сайт із додатковою інформацією, електронні листи з оновленнями про розклад та фотографії тих, хто виступає - тим краще. Це відповідає основній потребі людини бути в курсі будь-якої події.
Це також допомагає учасникам дізнатися, чи буде подія високоструктурованою та вартим уваги, навіть якщо вона для них “потрібна”. (Уникайте помилок, думаючи, що необхідна подія автоматично гарантує успіх.) Віртуальній події вже заважає той факт, що поруч із учасником може бути смартфон або навіть домашній телевізор та відеоігрова консоль. Якщо вони знають, що буде проводитися детальна дискусія та прийняття рішень, вони відкладуть телефон.
2. Використовуйте функції подій Facebook
У використанні функцій подій Facebook є щось майже чарівне. Для початківців, у віртуальному середовищі, де всі працюють на ноутбуці та використовують Zoom для відвідування, функції заходу в соціальних мережах - це чисто золото. Вони роблять все це більш офіційним. Однак особливості заходу також роблять набагато більше, ніж це.
Оскільки в наш час ми всі відволікаємось, у нас є кілька варіантів щодо того, як ми зв’язуємось, функції події надсилатимуть сповіщення як нагадування та відстежуватимуть, хто насправді відвідує, а хто пропускає. Ці дані можуть допомогти вам на кожній зустрічі. Після проведення однієї події ви зможете відстежувати успіх і зв’язуватися з тими, хто пропустив участь безпосередньо. І не варто недооцінювати значення тиску з боку однолітків. Особливості заходу показують потенційних учасників, які ще погодились брати участь у заході.
3. План імпровізованої дискусії
Ще один урок, отриманий із реальних подій, - це дозволити імпровізовані дискусії. Є спокуса негайно приступити до справи, перейти прямо до порядку денного. Уникайте цього сценарію. Знову ж таки, ми говоримо про відволікаючих людей, які відвідують ноутбук. Більшості з нас потрібен певний проміжок часу, щоб адаптуватися до незвичності відвідування віртуальної події, і ми любимо знайомитись з тими, хто відвідує неструктурований спосіб.
Дозвольте принаймні 10 хвилин або більше людям наздоганяти, спілкуватися про погоду і навіть заглиблюватися в особисті питання. Ніхто не любить відвідувати зустріч, де існує холодний, стерильний порядок денний та одна головна голова, що говорить. Навіть у реальному світі це події, які люди пропускають, як тільки починаються.
4. Зробіть промоцію втричі більше
Щоб віртуальна подія була успішною, важливо нагадувати учасникам кілька разів. Припустимо, що люди надзвичайно відволікаються, тому вам потрібно буде просувати подію втричі або більше. Це може включати надсилання електронних листів, текстових повідомлень, повідомлень чату в соціальних мережах та інших запрошень, крім того, що ви зазвичай робите. Розуміння того, як люди використовують цифрове спілкування - тобто вони швидко прокручують речі - означає, що вам потрібно буде надмірно спілкуватися з ними та намагатися привернути їх інтерес та увагу.
Однією порадою тут є відстеження успіху всіх запрошень на кожну подію. Якщо ви надсилаєте електронні листи, обов’язково використовуйте інструмент, який може відстежувати, чи потенційні учасники відкривали та читали повідомлення. Якщо ви розміщуєте публікації в соціальних мережах, відстежуйте вподобання та публікації. Це допоможе вам залишатися навмисними щодо того, як часто ви спілкуєтесь про подію, а також про те, що працювало чи не працювало в минулому.
5. Заохочуйте час перекусів та кави
Вгадай що? Однією з причин, по якій ми відвідуємо реальні особисті зустрічі, є безкоштовні закуски. Це людська природа. У віртуальній обстановці це може бути складним завданням, але не неможливо. Якщо ви вирішили провести засідання компанії за кілька тижнів і хочете, щоб на них були присутні всі, спробуйте запропонувати подібні заохочення. Наприклад, на веб-сайті управління подіями EventBrite ви можете створити сторінку реєстрації для своїх співробітників. Якщо вони заповнять його та натискають потрібні варіанти під час реєстрації, запропонуйте промо-код для безкоштовної доставки UberEats або безкоштовний бублик у місцевій їдальні - доставлений на зустріч.
Скажімо, ви плануєте випуск нового продукту - надішліть кожному учаснику безкоштовний код кави в Starbucks, який вони можуть використовувати для зустрічі. Ця концепція може здатися старою школою, а співробітники чи відвідувачі можуть просто використовувати код і не брати участь у зборах, але принаймні це спроба імітувати реальний стимул, який насправді працює.
- Для професійних конференцій перегляньте найкращі конференц-телефони.
